Was passiert, wenn du eine E-Rechnung schickst und der Empfänger sagt, er nehme keine E-Rechnungen an? Und umgekehrt: Kannst du als Empfänger eine E-Rechnung ablehnen? Dieser Artikel klärt die Rechtslage.
Seit Januar 2025: Empfangspflicht ist Gesetz
Seit dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmer verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Das ist keine Empfehlung, sondern eine gesetzliche Pflicht (Paragraph 14 UStG n.F.). Ein Unternehmer, der sagt “Ich nehme keine E-Rechnungen an”, verstößt damit gegen seine gesetzliche Pflicht.
Kann ein Empfänger die Zahlung verweigern?
Nein. Wenn du eine ordnungsgemäße E-Rechnung im korrekten Format ausstellst, hat der Empfänger keinen gesetzlichen Grund, die Zahlung allein wegen des Rechnungsformats zu verweigern. Die Rechnung ist rechtlich gültig.
Was wenn der Empfänger trotzdem ablehnt?
In der Praxis gibt es noch Übergangsphasen und Verständnisprobleme. Wenn ein Empfänger eine E-Rechnung ablehnt:
- Erkläre ihm, dass er seit Januar 2025 zur Annahme verpflichtet ist
- In der Übergangszeit (bis 2027/2028): Du kannst ihm mit Zustimmung des Empfängers auch noch eine PDF-Rechnung schicken
- Ab 2028: Keine Wahlmöglichkeit mehr -- E-Rechnung ist Pflicht
Darf ein Empfänger eine fehlerhafte E-Rechnung ablehnen?
Ja. Wenn deine E-Rechnung Fehler enthält (falsche USt-IdNr., fehlendes Pflichtfeld, falsches Format), hat der Empfänger das Recht, sie zurückzuweisen und dich zur Korrektur aufzufordern. Das gilt auch für normale Rechnungen. In diesem Fall musst du die Rechnung stornieren und neu ausstellen.
Was bei Rechnungen an Behörden?
Für B2G-Rechnungen (an Bundesbehörden) gilt: Behörden können Rechnungen ablehnen, wenn sie nicht korrekt über das vorgeschriebene Portal eingereicht wurden oder wenn Pflichtfelder fehlen (z.B. die Leitweg-ID). Hier ist besondere Sorgfalt gefragt.
Mehr: E-Rechnungspflicht Ratgeber. Pflichtfelder: XRechnung Pflichtfelder 2027. Stornorechnung: E-Rechnung stornieren.
Experte für E-Rechnungspflicht und Buchhaltungssoftware für Freelancer und KMU in Deutschland. Betreibt eRechnungGuide.de seit 2025 als unabhängige Informations- und Vergleichsplattform.
Mehr über den Autor →