Eine XRechnung muss bestimmte Pflichtfelder enthalten, um gueltig zu sein. Fehlt ein Pflichtfeld, wird die Rechnung beim Empfaenger als fehlerhaft abgewiesen. Hier sind alle Pflichtangaben nach EN 16931.
Rechnungsinformationen (Basisdaten)
- Rechnungsnummer: Einmalige, fortlaufende Nummer
- Rechnungsdatum: Datum der Ausstellung
- Leistungszeitraum / Lieferdatum: Wann wurde die Leistung erbracht?
- Waehrung: z.B. EUR
- Zahlungsziel / Faelligkeitsdatum: Wann ist die Zahlung faellig?
Daten des Rechnungsstellers (Verkaeuferdaten)
- Vollstaendiger Name oder Firma
- Anschrift (Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort, Land)
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder Steuernummer
- Kontaktinformationen (optional, aber empfohlen)
- Bankverbindung (IBAN, ggf. BIC)
Daten des Rechnungsempfaengers (Kaeuferdaten)
- Vollstaendiger Name oder Firma
- Anschrift
- USt-IdNr. (wenn vorhanden)
- Leitweg-ID (nur bei Rechnungen an Behoerden, Paragraph 14 Abs. 2 Satz 2 UStG)
Rechnungspositionen
Fuer jede Position auf der Rechnung sind erforderlich:
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- Positionsnummer
- Bezeichnung der Leistung oder Ware
- Menge und Mengeneinheit
- Einzelpreis (netto)
- Steuersatz in Prozent
- Positionsbetrag (netto)
Steuerinformationen
- Steuerkategorie (z.B. S fuer Standard, Z fuer Null)
- Steuersatz
- Steuerbetrag
- Steuergrundlage (Nettobetrag)
Gesamtbetraege
- Summe aller Nettobetraege
- Gesamter Steuerbetrag
- Faelliger Gesamtbetrag (brutto)
Wie sicherst du die Vollstaendigkeit?
Moderne Buchhaltungssoftware uebernimmt die Befuellung aller Pflichtfelder automatisch. Du gibst Empfaenger, Leistung und Betrag ein — das Programm erzeugt die XRechnung-Datei mit allen Pflichtangaben. Pruefe deine generierte Rechnung mit einem XRechnung Validator bevor du sie versendest.
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