Das meistgenutzte e-Rechnungsformat in Deutschland: menschenlesbar als PDF, maschinenlesbar als XML -- in einer einzigen Datei. ZUGFeRD Software im Vergleich.
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat: ein normales PDF mit eingebetteten XML-Daten. Dein Kunde sieht ein lesbares PDF, die Buchhaltungssoftware liest die strukturierten Daten automatisch aus. ZUGFeRD 2.x erfüllt die e-Rechnungspflicht und ist für B2B-Rechnungen oft praktischer als XRechnung.
ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Das Format kombiniert zwei Welten in einer Datei.
Der entscheidende Vorteil gegenüber XRechnung: Der Empfänger braucht keine spezielle Software -- er öffnet einfach die PDF-Datei wie gewohnt. Die eingebetteten XML-Daten werden automatisch von Buchhaltungssystemen verarbeitet, wenn diese ZUGFeRD unterstützen.
Beide Formate erfüllen EN 16931 -- aber für unterschiedliche Zwecke.
| Merkmal | ZUGFeRD 2.4 | XRechnung |
|---|---|---|
| Format | PDF + eingebettetes XML | Reines XML (kein PDF) |
| Menschenlesbar | ✓ Ja | ✗ Nein |
| Maschinenlesbar | ✓ Ja | ✓ Ja |
| Für B2G (Behörden) | ⚠ Nur wenn akzeptiert | ✓ Vorgeschrieben |
| Für B2B ab 2027 | ✓ Vollständig konform | ✓ Vollständig konform |
| Empfänger braucht Software | ✗ Nein (PDF reicht) | ⚠ Ja (XML-Viewer nötig) |
| Leitweg-ID nötig | ✗ Nein (B2B) | ✓ Ja (B2G) |
| Empfehlung für KMU & Freelancer | ✓ Erste Wahl | Nur wenn Behörden-Kunde |
ZUGFeRD 2.4 kennt fünf Konformitätsstufen. Für die meisten Unternehmen ist EN 16931 die richtige Wahl. Alle Fachbegriffe wie EN 16931, Leitweg-ID und UBL findest du in unserem E-Rechnung-Glossar.
Diese Angaben müssen sowohl im sichtbaren PDF als auch im eingebetteten XML vollständig vorhanden sein (Profil EN 16931).
| Pflichtfeld | Beispiel |
|---|---|
| Rechnungsnummer (eindeutig) | RE-2025-0042 |
| Rechnungsdatum | 2025-06-15 |
| Fälligkeitsdatum / Zahlungsziel | 2025-07-15 |
| Vollständige Angaben Rechnungssteller | Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr. |
| Vollständige Angaben Rechnungsempfänger | Name, Anschrift |
| Leistungsbeschreibung je Position | „Webdesign März 2025" |
| Menge, Einheit, Einzelpreis | 10 Stunden × 85,00 € |
| Steuersatz und Steuerbetrag je Position | 19% = 161,50 € |
| Nettobetrag, Steuerbetrag, Bruttobetrag | 850,00 € + 161,50 € = 1.011,50 € |
| Bankverbindung (IBAN) | DE89 3704 0044 0532 0130 00 |
| Währung | EUR |
Diese Programme erstellen gesetzeskonforme ZUGFeRD-Rechnungen auf Knopfdruck -- kein technisches Wissen erforderlich.
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Lexware, sevdesk oder FastBill installieren und Stammdaten eingeben: Firmenname, Adresse, Steuernummer/USt-IdNr., Bankverbindung (IBAN). Dieser Schritt ist einmalig.
Empfänger aus dem Kundenstamm wählen (oder neu anlegen). Rechnungsnummer wird automatisch vergeben. Leistungsdatum und Zahlungsziel eintragen.
Leistungsbeschreibung, Menge, Einheit und Einzelpreis eingeben. Die Software berechnet Steuer und Gesamtbetrag automatisch.
Export-Funktion wählen → „e-Rechnung / ZUGFeRD" → Speichern. Die Software erstellt automatisch eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML nach EN 16931. Kein manuelles XML-Schreiben nötig.
Für maximale Sicherheit kann die Datei im kostenlosen Validator geprüft werden. Bei guter Software ist dieser Schritt meist nicht nötig.
Die fertige ZUGFeRD-PDF direkt per E-Mail versenden. Der Empfänger öffnet eine normale PDF -- sein Buchhaltungssystem verarbeitet die XML-Daten automatisch, wenn es ZUGFeRD unterstützt.
Eine ZUGFeRD-Datei ist technisch ein PDF/A-3-Dokument mit eingebettetem XML. Du öffnest sie wie ein normales PDF -- deine Buchhaltungssoftware liest die XML-Daten automatisch aus.
Das gewohnte Rechnungs-PDF -- Absender, Empfänger, Positionen, Summen. Dein Kunde öffnet es ganz normal. Drucken, per E-Mail verschicken, archivieren.
Unsichtbar im PDF eingebettet: die strukturierten Rechnungsdaten als XML-Datei. Deine Software liest diese Datei automatisch aus und bucht die Daten.
Das eingebettete XML folgt dem UN/CEFACT-Standard und enthält alle Pflichtfelder nach EN 16931: Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Steuer, Bankverbindung.
Es gibt drei praktische Wege, eine ZUGFeRD-konforme Datei zu erstellen. Für die meisten Unternehmen ist Weg 1 die einfachste und sicherste Option.
sevdesk, Lexware Office oder FastBill erstellen ZUGFeRD-Rechnungen vollautomatisch. Du gibst deine Rechnungsdaten ein -- die Software übernimmt alles andere.
Für gelegentliche Rechnungen oder zum Testen: Mit unserem kostenlosen XRechnung-Generator erstellst du direkt im Browser eine normkonforme E-Rechnung -- ohne Software, ohne Anmeldung.
Für Entwickler: Open-Source-Bibliotheken wie Mustang (Java) oder factur-x (Python) ermöglichen die programmatische Erstellung von ZUGFeRD-Dateien für ERP-Integrationen.
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