Gilt die E-Rechnungspflicht für Handwerker?
Ja -- wenn du als Handwerker Rechnungen an andere Unternehmen stellst, bist du von der E-Rechnungspflicht betroffen. Das betrifft die meisten Handwerksbetriebe, da ihre Kunden häufig Unternehmen, Vermieter oder Hausverwaltungen sind.
Die Pflicht gilt für B2B-Rechnungen -- also Rechnungen zwischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen (z.B. Eigenheimbesitzer, Mieter) sind nicht betroffen und können weiterhin als PDF oder auf Papier gestellt werden.
| Auftraggeber | Format | Ab wann? |
|---|
| Behörden, Kommunen (B2G) | XRechnung | Seit 2020 -- jetzt sofort Pflicht |
| Unternehmen, Vermieter (B2B) | XRechnung oder ZUGFeRD | Ab 1. Januar 2028 |
| Privatpersonen (B2C) | Beliebig -- PDF, Papier | Keine Pflicht |
Was gilt für öffentliche Aufträge?
Wenn du als Handwerker für Kommunen, Kreisverwaltungen, Bundesbehörden oder städtische Betriebe arbeitest, ist XRechnung bereits seit November 2020 Pflicht. Das betrifft z.B.:
- Renovierungsarbeiten an Schulen, Rathäusern oder Amtsgebäuden
- Wartungsverträge mit kommunalen Betrieben (Stadtwerke, ÖPNV)
- Aufträge über öffentliche Ausschreibungen (Vergabeplattformen)
- Arbeiten für landeseigene Wohnungsbaugesellschaften
⚠ Wichtig für kommunale Auftragnehmer
Viele Kommunen akzeptieren seit 2020 nur noch XRechnung. Wenn du weiterhin PDF-Rechnungen schickst, kann deine Rechnung abgelehnt werden -- und du musst nachstellen. Überprüfe für laufende Aufträge mit öffentlichen Stellen, ob XRechnung bereits gefordert wird.
E-Rechnungspflicht 2025–2028 für Handwerker
| Datum | Was gilt? |
|---|
| Seit 1. Jan. 2025 | Du musst E-Rechnungen empfangen können -- auch von Lieferanten (Baustoffhandel, Großhändler) |
| 1. Jan. 2027 | Betriebe mit über €800.000 Jahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen |
| 1. Jan. 2028 | Alle Betriebe müssen E-Rechnungen für B2B-Kunden ausstellen -- unabhängig vom Umsatz |
Welche Software passt für Handwerksbetriebe?
Für Handwerker gibt es zwei Hauptoptionen: spezialisierte Handwerkersoftware (teurer, mehr Funktionen) oder generelle Buchhaltungssoftware (günstiger, ausreichend für die E-Rechnungspflicht). Für die E-Rechnungs-Pflicht allein reicht Letzteres völlig aus.
sevdesk
⭐ Empfehlung für Handwerker
Einfachste Bedienung, XRechnung + ZUGFeRD ab 8,90 €/Monat. Ideal wenn du keine Handwerkersoftware brauchst.
14 Tage gratis →Lexware Office
🏆 Stärkste deutsche Marke
Ab 12,90 €/Monat mit XRechnung. Gut, wenn dein Steuerberater mit DATEV arbeitet.
30 Tage gratis →FastBill
💚 Günstigster Einstieg
Ab 9 €/Monat. Übersichtlich, schnell, ideal für kleinere Betriebe.
14 Tage gratis →🛠 Spezialisierte Handwerkersoftware
Programme wie Lexoffice Handwerk, DATEV Handwerk oder Streit V.1 bieten zusätzliche Funktionen: Aufmaß, Stunden-Abrechnung, Baustellen-Management. Sie kosten mehr (ab ca. 30 €/Monat), unterstützen aber ebenfalls XRechnung und ZUGFeRD. Für reine E-Rechnungs-Compliance brauchst du die Zusatzfunktionen nicht -- aber wenn du Aufträge verwalten willst, lohnt sich der Vergleich.
Schritt für Schritt: So stellst du als Handwerker auf E-Rechnung um
- Schritt 1 -- Auftraggeber prüfen: Hast du Verträge mit Kommunen oder Behörden? Dann brauchst du XRechnung jetzt sofort. Bei reinen B2B-Kunden hast du bis 2028 Zeit.
- Schritt 2 -- Software testen: Nutze die kostenlosen Testphasen von sevdesk (14 Tage), Lexware Office (30 Tage) oder FastBill (14 Tage). Alle drei generieren XRechnung und ZUGFeRD automatisch.
- Schritt 3 -- Kundendaten übertragen: Importiere deine wichtigsten Kundenadressen und Leistungspositionen. Das dauert bei einem kleinen Betrieb 30–60 Minuten.
- Schritt 4 -- Testrechnung stellen: Schicke dir selbst eine Testrechnung und prüfe sie mit unserem kostenlosen XRechnung-Validator auf Konformität.
- Schritt 5 -- Loslegen: Ab 2028 stellst du alle B2B-Rechnungen über die Software aus -- der Rest läuft automatisch.
Du willst die Einrichtung nicht selbst machen? Unser Einrichtungsservice übernimmt das für dich.
Häufige Fragen von Handwerkern
Muss ich als Handwerker E-Rechnungen für Privatpersonen ausstellen? +
Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für B2B -- also Rechnungen zwischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen (Eigenheimbesitzer, Mieter) können weiterhin als PDF oder auf Papier gestellt werden.
Ich baue hauptsächlich für private Häuslebauer -- bin ich betroffen? +
Nur wenn du auch B2B-Aufträge hast (z.B. für Hausverwaltungen, Vermieter, Unternehmen). Für reine B2C-Betriebe gilt die Pflicht nicht. In der Praxis hat fast jeder Handwerksbetrieb aber auch gewerbliche Kunden.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD? +
XRechnung ist reines XML -- nur maschinenlesbar, kein menschenlesbares PDF. Wird für Behörden gefordert. ZUGFeRD ist ein normales PDF mit eingebettetem XML -- für Menschen lesbar und gleichzeitig maschinenlesbar. Für B2B-Kunden ist ZUGFeRD einfacher, da der Empfänger das Dokument wie ein normales PDF lesen kann.
Mein Steuerberater nutzt DATEV -- welche Software empfehlt sich? +
Lexware Office (früher Lexoffice) hat die stärkste DATEV-Integration und wird von vielen Steuerberatern bevorzugt. Alternativ: sevdesk bietet ebenfalls eine DATEV-Schnittstelle. Frage deinen Steuerberater, welches Format er bevorzugt.
Was kostet die Umstellung? +
Günstigste Option: sevdesk oder FastBill ab ca. 9–10 €/Monat mit vollem XRechnung/ZUGFeRD-Support. Die Einrichtung dauert 30–60 Minuten. Keine einmaligen Lizenzkosten, keine Installatino -- alles in der Cloud.
Muss ich meine alten PDF-Rechnungen konvertieren? +
Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Rechnungen, die du ab dem Stichtag (2027 oder 2028 je nach Umsatz) ausstellst. Alte PDF-Rechnungen müssen wie bisher 10 Jahre aufbewahrt, aber nicht umgestellt werden.