Dein Nachschlagewerk für Abkürzungen, Formate und gesetzliche Regelungen rund um die E-Rechnungspflicht.
Die E-Rechnungspflicht bringt neue Begriffe mit sich: XRechnung und ZUGFeRD sind die Standardformate, PEPPOL und Leitweg-ID sind wichtige Infrastrukturen, und EN 16931 ist der europäische Standard. Dieses Glossar erklärt alle wesentlichen Fachbegriffe in einfacher Sprache.
Die gesetzliche Verpflichtung, Rechnungen elektronisch zu erstellen und zu versenden. Seit Januar 2025 müssen alle Unternehmen e-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 (für Großunternehmen >800k€ Umsatz) und ab 2028 (für alle anderen B2B-Unternehmen) ist die Ausstellungspflicht bindend — du musst deine Rechnungen elektronisch verschicken. Ausnahme: Kleinunternehmer nach §19 UStG sind dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit (§34a UStDV).
Relevant für: Alle Unternehmen, die B2B-Rechnungen ausstellen.
Mehr zur E-Rechnungspflicht →Geschäftstransaktionen zwischen Unternehmen. Eine B2B-Rechnung wird von einem Unternehmen an ein anderes Unternehmen ausgestellt. Die E-Rechnungspflicht betrifft primär B2B-Rechnungen, nicht B2C (Business-to-Consumer).
Beispiel: Ein Handwerksbetrieb rechnet an einen Einzelhandelsbetrieb (B2B). Der gleiche Handwerksbetrieb verkauft aber auch privat an Endkunden (B2C).
Geschäftstransaktionen zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern (Behörden, Bund, Länder, Kommunen). B2G-Rechnungen müssen im XRechnung-Format erfolgen und benötigen eine Leitweg-ID.
Relevant für: Unternehmen, die Aufträge von Behörden, dem Staat oder Gemeinden erhalten.
Ein Cloud-basiertes Marketing- und Automatisierungstool, das viele E-Rechnung-Websites für Newsletter und Opt-In-Formulare verwenden. Nicht direkt mit E-Rechnungen verbunden, aber häufig in Kontexten erwähnt.
Eine Rechnung in elektronischer Form, die strukturiert und maschinenlesbar ist. Eine einfache PDF-Rechnung ist noch keine E-Rechnung. E-Rechnungen müssen in standardisierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen und können automatisch verarbeitet werden.
Wichtig: E-Rechnungen sind nicht dasselbe wie digitale Rechnungen. Sie müssen nach deutschem und europäischem Standard formatiert sein.
Mehr zur Definition →Die gesetzliche Verpflichtung in Deutschland, Rechnungen elektronisch auszustellen und zu empfangen. Sie wurde durch das Wachstumschancengesetz (WachstumsChG) eingeführt und ist in §14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) verankert. Die E-Rechnungspflicht wird stufenweise bis 2028 eingeführt.
Fristen: 2025 Empfangspflicht, 2027 Großunternehmen (>800k€), 2028 alle übrigen B2B-Unternehmen (Kleinunternehmer nach §19 UStG bleiben dauerhaft befreit).
Alle Details zur E-Rechnungspflicht →Der europäische Standard für elektronische Rechnungen. EN 16931 definiert die semantischen und syntaktischen Anforderungen für E-Rechnungen in der EU. Alle zugelassenen E-Rechnungsformate (XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X) basieren auf EN 16931.
Bedeutung: EN 16931 stellt sicher, dass E-Rechnungen über Ländergrenzen hinweg automatisch verarbeitet werden können.
Die Verpflichtung, e-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Seit Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland e-Rechnungen akzeptieren. Wer keine e-Rechnungen verarbeitet, riskiert Probleme mit dem Vorsteuerabzug.
Wichtig: Empfangspflicht gilt bereits seit 2025 — nicht erst ab 2027 oder 2028.
Ein europäisches Hybrid-Rechnungsformat, das auf der französischen Factur-X Standard und ZUGFeRD basiert. Factur-X kombiniert eine lesbare PDF mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Es ist international anerkannt, wird aber in Deutschland weniger häufig verwendet als XRechnung oder ZUGFeRD.
Verwendet für: Hauptsächlich grenzüberschreitende Transaktionen innerhalb Europas.
Das Forum für elektronische Rechnung Deutschland ist ein Zusammenschluss von Industrie, Verbänden und Behörden, die den ZUGFeRD-Standard entwickeln und pflegen. FeRD arbeitet eng mit der KoSIT zusammen.
Website: ferd-online.de
Die Koordinierungsstelle für IT-Standards des Bundes. Die KoSIT ist Ansprechpartner für die Standardisierung von E-Rechnungen in Deutschland und verantwortlich für die Spezifikation von XRechnung. Sie ist Teil des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz.
Aufgabe: Weiterentwicklung und Dokumentation des XRechnung-Standards.
XRechnung.de (KoSIT Website)Unternehmer mit einem Jahresumsatz unter 22.000€. Gemäß §19 UStG haben Kleinunternehmer eine Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht und dürfen keinen Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen. Nach §34a UStDV sind sie auch dauerhaft von der E-Rechnungs-Ausstellungspflicht befreit — müssen aber trotzdem e-Rechnungen empfangen können (seit 1.1.2025).
Wichtig: Die Befreiung von der Ausstellungspflicht ist nicht automatisch — die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG muss beantragt werden.
Eine eindeutige Identifikationsnummer für Behörden, öffentliche Auftraggeber und öffentliche Einrichtungen. Die Leitweg-ID ist erforderlich, um e-Rechnungen an öffentliche Stellen zu versenden. Sie kannst du kostenlos auf www.leitweg-id.de registrieren.
Format: 13-stellig, z.B. 123456789012345
Relevant für: B2G-Geschäfte (Rechnungen an Behörden).
Ein europäisches Netzwerk und eine Infrastruktur für den Austausch von elektronischen Dokumenten, insbesondere E-Rechnungen. PEPPOL verbindet Unternehmen über Service-Provider miteinander und ermöglicht automatisierten Rechnungsaustausch. In Deutschland ist PEPPOL optional aber empfohlen für grenzüberschreitende Geschäfte.
Besonderheit: PEPPOL ist dezentralisiert — keine zentrale Stelle sammelt Daten.
PEPPOL-ID: Eine Identifier-Nummer, die dein Unternehmen eindeutig im PEPPOL-Netzwerk identifiziert (ähnlich wie die Leitweg-ID für B2G).
Ein europäisches Vorhaben zur Modernisierung der Umsatzsteueradministration. ViDA sieht vor, dass Mitgliedstaaten der EU zukünftig Rechnungsdaten in Echtzeit melden müssen. Deutschland beteiligt sich an ViDA und wird die Anforderungen schrittweise umsetzen.
Zukunftsausblick: ViDA wird noch strengere Anforderungen an E-Rechnungen bringen.
Das Recht, die auf Einkäufe gezahlte Umsatzsteuer von der eigenen Umsatzsteuerschuld abzuziehen. Das ist ein wichtiger Kostenfaktor für Unternehmen. Wenn dein Unternehmen keine e-Rechnungen akzeptiert oder ausstellt, kannst du den Vorsteuerabzug verlieren.
Risiko: Nichterfüllung der E-Rechnungspflicht kann zu Verlust des Vorsteuerabzugs führen — das ist teuer.
Ein deutsches Bundesgesetz, das 2023 verabschiedet wurde und die Grundlage für die E-Rechnungspflicht bildet. Das Wachstumschancengesetz soll die Digitalisierung und Wettbewerbsfähigkeit deutscher Unternehmen fördern. Es ändert §14 UStG und führt die stufenweise E-Rechnungspflicht ein — mit dauerhafter Ausnahme für Kleinunternehmer nach §19 UStG (§34a UStDV).
Gültig seit: Empfangspflicht ab 2025, Ausstellungspflicht ab 2027 (>800k€) bzw. 2028 (alle übrigen).
Mehr zur rechtlichen Grundlage →Der nationale deutsche Standard für elektronische Rechnungen. XRechnung ist ein XML-basiertes Format, das strukturierte Rechnungsdaten maschinenlesbar speichert. XRechnung ist das Standardformat für B2G-Rechnungen (Rechnungen an öffentliche Auftraggeber) und weit verbreitet im B2B-Bereich.
Besonderheit: XRechnung ist ein reines Datenformat (XML), keine PDF. Menschen können die Datei nicht direkt öffnen — es ist reine Maschinenlesbarkeit.
Standardisiert von: KoSIT
Versionen: Aktuelle Version ist 3.0
XRechnung.de →Ein hybrides Rechnungsformat, das ein menschlich lesbares PDF mit eingebetteten strukturierten XML-Daten kombiniert. ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Das Format ist benutzerfreundlicher als reines XRechnung, da das Dokument auch als normale PDF angezeigt werden kann.
Besonderheit: Menschen können die PDF lesen, Computer können auch die strukturierten Daten auslesen.
Versionen: ZUGFeRD 2.0 und 2.3 sind aktuell
Beliebt bei: KMU und Freelancer, da es einfacher zu handhaben ist.
Standardisiert von: FeRD (Forum für elektronische Rechnung Deutschland)
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