Ab 2025 gilt die Empfangspflicht, ab 2027 die Ausstellungspflicht zur elektronischen Rechnung im deutschen B2B-Bereich. Wir erklären, was das konkret für dich als Freelancer oder Selbstständigen bedeutet — inklusive konkreter Schritte, Fristen und häufiger Fragen.
Ab 2025 müssen alle deutschen Unternehmen e-Rechnungen empfangen können, ab 2027 auch ausstellen (bei über 800.000 € Umsatz), ab 2028 alle übrigen B2B-Unternehmen. Kleinunternehmer (§19 UStG) sind dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit (§34a UStDV), müssen aber empfangen können. Buchhaltungssoftware wie sevdesk oder Lexware Office erledigt die Umstellung automatisch.
Die e-Rechnungspflicht ist eine gesetzliche Anforderung, die im Wachstumschancengesetz (BGBl. 2024 I Nr. 108) verankert ist. Sie verpflichtet deutsche Unternehmen dazu, Rechnungen im B2B-Bereich in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format auszustellen und zu empfangen — statt als einfaches PDF oder auf Papier.
Das Ziel ist Digitalisierung und Steuerkontrolle: Finanzämter können elektronische Rechnungen automatisch prüfen. Deutschland folgt damit einem europaweiten Trend — der sogenannten ViDA-Initiative der EU (Value Added Tax in the Digital Age), die in allen Mitgliedsländern eine Digitalisierung von Rechnungsprozessen vorantreibt.
Für dich als Unternehmer bedeutet das: keine Mehrarbeit durch moderne Software, aber eine Umstellung bei der Rechnungserstellung und Verarbeitung. Die gute Nachricht: Gute Buchhaltungssoftware übernimmt das vollautomatisch — du stellst einfach deine Rechnung wie gewohnt aus, und die Software generiert das richtige Format.
Gesetzliche Grundlage: §14 Abs. 8 UStG (Umsatzsteuergesetz) und die Implementierung des Wachstumschancengesetzes (BGBl. 2024 I Nr. 108). Die Frist für die Umsetzung ist festgelegt, es gibt keine Ausnahmeregelungen für Kleinunternehmer oder Freiberufler — alle sind betroffen.
Besonderheit: Während die EU-Richtlinie hauptsächlich Unternehmen betrifft, die mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten, hat Deutschland die Anforderung auf den gesamten B2B-Bereich ausgedehnt. Das macht Deutschland zu einem der strengeren Länder bei der Umsetzung.
Die Pflicht gilt für alle inländischen B2B-Transaktionen — also Rechnungen zwischen deutschen Unternehmen. Das betrifft dich, wenn du als Freelancer oder Selbstständiger Rechnungen an andere Unternehmen stellst. Es ist egal, ob diese Unternehmen groß oder klein sind, ob dein Auftraggeber mit Behörden zu tun hat oder nicht.
Genauer gesagt: Die Pflicht betrifft dich, wenn dein Geschäftssitz in Deutschland liegt und du innerhalb Deutschlands tätig wirst. Auch wenn dein Auftraggeber eine Filiale in Deutschland hat, ist die deutsche Unternehmenseinheit betroffen.
Auch wenn du die Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) nutzt und keine Mehrwertsteuer ausweist, musst du ab 2028 elektronische Rechnungen empfangen können. Ab wann du sie auch ausstellen musst, hängt von deinem Umsatz ab. Und ab 2028 auch ausstellen — unabhängig davon, ob du Kleinunternehmer bist oder nicht. → Alles für Kleinunternehmer
Nicht betroffen sind:
Ausland: Rechnungen an ausländische Unternehmen (EU und Nicht-EU) fallen vorerst nicht unter die deutsche e-Rechnungspflicht. Es reichen weiterhin PDF-Rechnungen oder andere Formate aus. Allerdings haben viele EU-Länder eigene Regelungen — z.B. Italien, Frankreich und Spanien haben bereits ViDA-Anforderungen umgesetzt. Wenn du international tätig bist, solltest du dich informieren, welche Anforderungen in deinen Kundenländern gelten.
Wichtig für ZUGFeRD-Nutzer: Wenn du bereits ZUGFeRD-Rechnungen ausstellst, erfüllst du die Anforderung vollständig. ZUGFeRD ist ein in Deutschland entwickeltes Hybridformat, das die gesetzlichen Vorgaben vorausschauend erfüllt.
Die Umsetzung erfolgt stufenweise. Hier ist der genaue Zeitplan:
Was bedeutet das konkret?
Es gibt zwei zulässige Formate für die e-Rechnung in Deutschland. Beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen vollständig.
Reines XML-Format — nur maschinenlesbar. Standard für öffentliche Auftraggeber (B2G) und zunehmend auch für B2B. Das Format ist sehr strukturiert und wird von allen modernen Buchhaltungssystemen unterstützt. Es kann nicht direkt als PDF gedruckt werden — nur durch eine Software.
Hybrides Format: ein normales, lesbares PDF mit eingebettetem XML. Sowohl für Menschen als auch für Buchhaltungssoftware lesbar — praktischer Übergang für viele Unternehmen. Du kannst das Dokument wie ein normales PDF ausdrucken und archivieren, die Software verarbeitet das XML automatisch.
Welches Format solltest du verwenden? Das hängt von deinen Kunden ab. Moderne Buchhaltungssoftware wie sevdesk, Lexware Office und FastBill erstellen beide Formate automatisch — du musst dich nicht aktiv dafür entscheiden. Die Software generiert einfach das jeweils passende Format:
Für die meisten Freelancer und Selbstständigen ist der Handlungsbedarf überschaubar. Die Umstellung funktioniert in wenigen Schritten:
Viele Unternehmer denken, die Umstellung ist kompliziert. In Wahrheit ist sie sehr einfach: Du stellst Rechnungen wie gewohnt aus — die Software erzeugt das richtige Format automatisch. Du merkst davon nichts. Gutes Beispiel: sevdesk — du erstellst eine Rechnung wie immer, und die Software generiert automatisch XRechnung und ZUGFeRD parallel.
Wenn dein Steuerberater DATEV nutzt, gibt es eine direkte Schnittstelle. → Mehr zu DATEV & e-Rechnung
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Die einfachste Lösung: Eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die XRechnung und ZUGFeRD automatisch generiert. Hier sind unsere Empfehlungen mit vollständiger e-Rechnungs-Funktionalität — bereits im günstigsten Paket enthalten:
Was bieten diese Programme?
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Mit der e-Rechnungspflicht kommt auch eine wichtige Begleitregel: die Archivierungspflicht nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Die Faustregel: E-Rechnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden — genauso wie Papierrechnungen. Der Unterschied: Bei elektronischen Rechnungen ist die Aufbewahrung revisionssicher, also nicht zu verändernde Weise erforderlich.
Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass die Rechnungen nachträglich nicht verändert oder gelöscht werden können. Die Finanzbehörden können also sicher sein, dass eine Rechnung nicht manipuliert wurde.
Das klingt kompliziert, aber es ist einfach: Gute Buchhaltungssoftware wie sevdesk, Lexware und FastBill machen das automatisch. Die Rechnung wird so gespeichert, dass ein Finanzbeamter später sieht, wann sie erstellt wurde und dass sie nicht verändert wurde.
Konkret für dich:
Praktischer Tipp: Wenn du eine Buchhaltungssoftware nutzt, übernimmt die Software die revisionssichere Archivierung automatisch. Das erleichtert die Umsetzung erheblich — ersetzt aber kein eigenes Backup.
Hinweis zu Cloud-Software und Datensicherung: Cloudbasierte Anbieter wie sevdesk, Lexware Office und FastBill versprechen eine 10-jährige Aufbewahrung deiner Daten — auch nach einer Kündigung (Lexware Office gewährt z.B. einen read-only-Zugang für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht). Das ist eine wichtige Schutzmaßnahme, aber kein vollständiger Ersatz für ein eigenes Backup: Im Insolvenzfall eines Anbieters in Jahr 8 deiner Aufbewahrungspflicht hast du keinen garantierten Zugriff. Empfehlung: Exportiere deine Rechnungsdaten regelmäßig (z.B. einmal jährlich als CSV oder PDF-Sammlung) und speichere sie an einem Ort unter deiner eigenen Kontrolle — lokal oder bei einem separaten Cloud-Dienst.
Was passiert, wenn du nicht richtig archivierst? Bei Nachfragen des Finanzamtes können fehlende oder nicht-revisionssicher archivierte Rechnungen zu Bußgeldern führen. Im schlimmsten Fall können Betriebsprüfungen kompliziert werden. Mit der richtigen Software ist dieses Risiko praktisch ausgeschlossen.
Eine wichtige Frage: Was, wenn deine Lieferanten dir e-Rechnungen schicken, du aber kein spezialisiertes System hast? Gute Nachricht: Das funktioniert völlig problemlos. Du kannst e-Rechnungen empfangen, ohne etwas Besonderes zu kaufen oder einzurichten.
Szenario 1: E-Rechnung per E-Mail
Szenario 2: E-Rechnung über Portal
Die gute Nachricht: Das Empfangen von e-Rechnungen ist kostenlos und unkompliziert. Du musst
Es gibt auch kostenlose Lösungen zum Empfangen:
Du brauchst nichts zu kaufen oder zu konfigurieren. Dein E-Mail-Client akzeptiert XRechnung und ZUGFeRD-Dateien wie jede andere Datei. Speichern, fertig.
Auf eRechnungGuide.de/validator kannst du XRechnungen kostenlos hochladen und prüfen — zur Kontrolle und zum Lesen.
Empfehlung: Wenn du regelmäßig Rechnungen empfängst (z.B. als Unternehmer) oder ausstellen willst, ist eine Buchhaltungssoftware sinnvoll. Dann ist Empfang und Verarbeitung vollautomatisch und du hast alles an einem Ort. Aber eine Pflicht ist das nicht — es reichen E-Mail und unsere kostenlosen Tools.
Zusammenfassend: Die Empfängerpflicht seit 1.1.2025 ist nicht schwierig. Du kannst sie völlig kostenlos erfüllen. Nur wenn du auch ausstellen musst (ab 2027/2028), brauchst du Software oder einen manuellen Prozess.
Eine wirtschaftliche Überlegung: Was kostet die Umstellung auf e-Rechnungen, und was sind die Risiken, wenn ich nichts tue?
Die Rechnung ist einfach: Du investierst €100–200/Jahr in Software, um Risiken von potenziell €1.000.000+ zu vermeiden. Das Kosten-Nutzen-Verhältnis ist extrem günstigan deine Seite.
Zusätzliche Vorteile der Software: Die Investition in Buchhaltungssoftware bringt dir nicht nur e-Rechnungs-Compliance, sondern auch:
Nutze diese Checkliste, um dich systematisch vorzubereiten:
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