Eine ausgestellte E-Rechnung kannst du nicht einfach loeschen oder veraendern. Das waere ein Verstoss gegen die GoBD. Die korrekte Methode ist eine Stornorechnung (auch: Gutschrift). Hier erklaert wie es geht.
Warum kann ich eine E-Rechnung nicht einfach aendern?
Einmal ausgestellte und versandte Rechnungen sind Buchhaltungsbelege. Die GoBD verlangen, dass diese unveraendert aufbewahrt werden. Nachtraegliche Aenderungen sind verboten. Wenn du einen Fehler auf einer Rechnung entdeckst oder ein Auftrag storniert wird, musst du eine neue Rechnung ausstellen, die die alte aufhebt.
Was ist eine Stornorechnung?
Eine Stornorechnung (rechtlich: eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne, nicht zu verwechseln mit einer Gutschrift im Sinne von Bonus) ist eine Rechnung mit negativen Betraegen. Sie hebt die urspruengliche Rechnung vollstaendig auf. Nach der Stornierung koennen beide Parteien die Buchung rueckgaengig machen.
Wie erstelle ich eine Stornorechnung als E-Rechnung?
Moderne Buchhaltungssoftware bietet eine “Stornieren”- oder “Gutschrift”-Funktion direkt bei der jeweiligen Rechnung an:
- Oeffne die originale Rechnung in deiner Software
- Klicke auf “Stornieren” oder “Gutschrift erstellen”
- Die Software erstellt automatisch eine neue Rechnung mit den gleichen Daten, aber negativen Betraegen
- Versende diese Stornorechnung an den Empfaenger
Die Stornorechnung ist selbst eine vollwertige E-Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format und muss die urspruengliche Rechnungsnummer referenzieren.
Was wenn ich danach eine korrigierte Rechnung ausstellen will?
Nach der Stornorechnung kannst du eine neue, korrekte Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer ausstellen. Die neue Rechnung hat keinen Bezug zur alten — sie ist eine eigenstaendige neue Rechnung.
Welche Felder braucht eine Stornorechnung?
Eine Stornorechnung als E-Rechnung braucht dieselben Pflichtfelder wie eine normale E-Rechnung. Zusaetzlich sollte sie einen Verweis auf die stornierte Rechnungsnummer enthalten (im Feld “Preceding Invoice Reference” in XRechnung).
Software-Hilfe: sevdesk, Lexware Office und FastBill haben alle eine Stornofunktion eingebaut. Mehr zur E-Rechnung: Ratgeber. Archivierung: E-Rechnung archivieren.