E-Rechnungen einfach empfangen und ablegen reicht nicht. Die GoBD (Grundsaetze zur ordnungsmaessigen Fuehrung und Aufbewahrung von Buechern) stellen klare Anforderungen an die Archivierung. Was du beachten musst, erklaert dieser Artikel.
Wie lange muessen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
E-Rechnungen unterliegen der steuerlichen Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren (Paragraph 147 AO). Das gilt sowohl fuer empfangene als auch fuer ausgestellte Rechnungen. Die 10 Jahre beginnen mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Was bedeutet GoBD-konforme Archivierung?
Die GoBD verlangen, dass elektronische Belege:
- Unveraendert aufbewahrt werden (keine Veraenderung nach Eingang oder Erstellung)
- Jederzeit lesbar sind (du musst die Datei auch in 10 Jahren noch oeffnen koennen)
- Maschinell auswertbar sind (das Original-XML muss erhalten bleiben, nicht nur ein Ausdruck)
- Vollstaendig sind (keine Luecken im Archiv)
- Nachvollziehbar sind (wer hat wann was geaendert?)
Was ist konkret verboten?
Ausdrucken und Vernichten der Originaldatei: Du darfst die XRechnung-XML-Datei nicht ausdrucken und dann die digitale Datei loeschen. Das Papier ist keine GoBD-konforme Archivierung einer E-Rechnung.
Nachtraegliche Veraenderung: Du darfst die E-Rechnung nach dem Empfang nicht veraendern (z.B. keine Kommentare direkt in die XML-Datei schreiben).
Wie archivierst du GoBD-konform?
Die einfachste Loesung ist eine Buchhaltungssoftware mit integrierter GoBD-Archivierung. Programme wie sevdesk, Lexware Office und FastBill archivieren eingehende und ausgehende E-Rechnungen automatisch GoBD-konform in der Cloud. Du musst dich um nichts kuemmern.
Alternativ: ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) oder ein revisionssicheres Cloud-Archiv, das die GoBD-Anforderungen erfuellt.
Gilt das auch fuer ZUGFeRD-PDFs?
Ja. ZUGFeRD-PDFs muessen ebenfalls unveraendert archiviert werden. Das eingebettete XML ist das Originaldokument — es darf nicht entfernt oder veraendert werden.
Weitere Infos: E-Rechnungspflicht Ratgeber. E-Rechnung erstellen: XRechnung erstellen. Software-Vergleich: Software-Vergleich.