Sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung erfullen die Anforderungen der deutschen E-Rechnungspflicht. Aber sie funktionieren unterschiedlich. Dieser Artikel erklärt die Unterschiede und wann du welches Format verwenden solltest.
Was ist XRechnung?
XRechnung ist ein rein maschinenlesbares XML-Format. Die Datei hat die Endung .xml und kann von einem normalen Menschen nicht direkt gelesen werden -- du brauchst ein Programm, um sie anzuzeigen. XRechnung ist der Standard für Rechnungen an Behörden (B2G) und in vielen Unternehmensportalen der bevorzugte Standard.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Eine PDF-Datei, in die eine XML-Rechnung eingebettet ist. Du kannst das PDF ganz normal öffnen, lesen und ausdrucken -- du siehst eine normale Rechnung. Gleichzeitig ist im Hintergrund das maschinenlesbare XML eingebettet, das Software automatisch verarbeiten kann. Das macht ZUGFeRD zum “sanften Einstieg” in die E-Rechnung.
Der direkte Vergleich
| Kriterium | XRechnung (.xml) | ZUGFeRD (.pdf) |
|---|---|---|
| Lesbar für Menschen | Nein (nur mit Viewer) | Ja (normales PDF) |
| Maschinenlesbar | Ja | Ja (eingebettetes XML) |
| Geeignet für B2G | Ja (Standard) | Ja (ab Profil EN 16931) |
| Geeignet für B2B | Ja | Ja |
| Versand per E-Mail | Als .xml-Anhang | Als PDF-Anhang |
| Akzeptanz | Bei Behörden Standard | Im B2B weit verbreitet |
Wann solltest du XRechnung verwenden?
XRechnung ist Pflicht, wenn du Rechnungen an Bundesbehörden und viele Landesbehörden stellst. Hier wird die reine XML-Datei erwartet, die über spezielle Portale eingereicht wird. Auch Portale großer Unternehmen akzeptieren oft XRechnung als Standard.
Wann solltest du ZUGFeRD verwenden?
ZUGFeRD ist ideal, wenn du Rechnungen an kleinere Unternehmen schickst, die das PDF noch per E-Mail erhalten und gleichzeitig die Möglichkeit haben wollen, die XML-Daten automatisch zu verarbeiten. ZUGFeRD sieht aus wie eine normale Rechnung -- was die Umstellung für Empfänger einfacher macht.
Was sagt das Gesetz?
Beide Formate erfullen die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht, wenn sie dem Profil EN 16931 entsprechen. Du kannst frei wählen -- außer bei Rechnungen an Behörden, wo XRechnung oft vorgeschrieben ist.
Mehr: ZUGFeRD erklärt. XRechnung erstellen: XRechnung erstellen. Validierung: E-Rechnung Validator. Ratgeber: E-Rechnungspflicht Ratgeber.
Experte für E-Rechnungspflicht und Buchhaltungssoftware für Freelancer und KMU in Deutschland. Betreibt eRechnungGuide.de seit 2025 als unabhängige Informations- und Vergleichsplattform.
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