Die E-Rechnungspflicht wird stufenweise eingefuehrt. Nicht alle Unternehmen muessen sofort E-Rechnungen ausstellen. Dieser Artikel erklaert die genauen Fristen und Bedingungen.
Uebersicht: Wer muss wann?
| Zeitraum | Was gilt? | Fuer wen? |
|---|---|---|
| Ab Januar 2025 | E-Rechnungen empfangen | Alle Unternehmer |
| 2025 | Ausstellen: Papier/PDF noch erlaubt | Alle (mit Zustimmung des Empfaengers) |
| 2026 | Ausstellen: Papier/PDF noch erlaubt | Unternehmen mit maximal 800.000 Euro Jahresumsatz (2024) |
| 2027 | EDI-Formate noch erlaubt | Unternehmen die EDI-Verfahren nutzen (mit Zustimmung) |
| Ab Januar 2028 | Vollstaendige E-Rechnungspflicht | Alle B2B-Unternehmer |
2025: Empfangspflicht, Ausstellungspflicht noch flexibel
Seit dem 1. Januar 2025 muessen alle Unternehmer E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD) technisch empfangen koennen. Das ist zwingend. Beim Ausstellen hast du noch Spielraum: Mit Zustimmung des Empfaengers kannst du weiterhin Papierrechnungen oder PDFs schicken.
2026: Kleine Unternehmen haben mehr Zeit
Wenn dein Umsatz im Jahr 2024 hoechstens 800.000 Euro betragen hat, darfst du bis Ende 2026 noch Papier- oder PDF-Rechnungen senden (mit Zustimmung des Empfaengers). Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz 2024 muessen ab Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen.
2027: EDI-Formate noch toleriert
Unternehmen, die bereits elektronische Rechnungen im EDI-Format (z.B. EDIFACT) ausstellen, koennen diese Formate bis Ende 2027 weiternutzen — wenn der Empfaenger zustimmt. Ab 2028 muessen es dann XRechnung oder ZUGFeRD sein.
2028: Kein Spielraum mehr
Ab dem 1. Januar 2028 gilt die vollstaendige Pflicht ohne Ausnahme fuer alle inlaendischen B2B-Umsaetze (abgesehen von den gesetzlichen Ausnahmen wie B2C, Kleinbetragsrechnungen usw.).
Was solltest du jetzt tun?
Auch wenn du technisch noch bis 2027 oder 2028 Zeit hast, empfehlen wir die fruehzeitige Umstellung. Moderne Buchhaltungssoftware wie sevdesk oder Lexware Office generiert XRechnung und ZUGFeRD automatisch — ohne Mehraufwand. Wer spaet umsteigt, hat keinen Vorteil.
Allgemeiner Ueberblick: E-Rechnungspflicht Ratgeber. Ausnahmen: Alle Ausnahmen im Ueberblick. Fuer Kleinunternehmer: Kleinunternehmer und E-Rechnungspflicht.