Seit dem 1. Januar 2025 muessen alle Unternehmer in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das gilt unabhaengig davon, ob du selbst schon E-Rechnungen ausstellst. Hier erfaehrst du, wie der Prozess funktioniert.
Schritt 1: E-Rechnungen empfangen
Die meisten E-Rechnungen kommen per E-Mail — entweder als .xml-Anhang (XRechnung) oder als PDF-Anhang (ZUGFeRD). ZUGFeRD-PDFs sehen aus wie normale PDFs. Du erkennst sie oft daran, dass im PDF-Viewer ein eingebettetes Attachment sichtbar ist.
Speichere die Datei sofort in einem definierten Ablageordner oder lade sie direkt in deine Buchhaltungssoftware hoch.
Schritt 2: Inhalt pruefen
Pruefe die Rechnung inhaltlich: Stimmen Betrag, Leistungsbeschreibung und Empfaengerangaben? Bei XRechnung brauchst du einen Viewer oder deine Software, um den Inhalt anzuzeigen. Kostenlose Viewer gibt es z.B. vom Mustang-Projekt oder direkt in Buchhaltungsprogrammen.
Schritt 3: In die Buchhaltung einlesen
Moderne Buchhaltungssoftware kann E-Rechnungen automatisch einlesen und die Felder vorausfuellen. So funktioniert es in gaengigen Programmen:
- sevdesk: Belege hochladen oder per E-Mail-Weiterleitung einlesen lassen. Die Belegdaten werden automatisch erkannt.
- Lexware Office: Belege per Drag-and-drop hochladen oder per Belegscanner-App erfassen.
- FastBill: Belege per Upload oder Belegbox weiterleiten.
Schritt 4: Pruefen und freigeben
Auch wenn die Software Felder automatisch befuellt, pruefe die Buchung: Ist das Konto korrekt? Stimmt der Steuersatz? Ist die Rechnung korrekt dem richtigen Lieferanten zugeordnet?
Schritt 5: Archivieren
Die Software archiviert die E-Rechnung automatisch GoBD-konform. Loeesche die Originaldatei nicht. Mehr dazu: E-Rechnung archivieren nach GoBD.
Was wenn ich noch keine Software habe?
Ohne Software musst du XRechnung-Dateien manuell verarbeiten und separat archivieren. Das ist aufwaendig und fehleranfaellig. Ein guenstiger Einstieg in eine E-Rechnungs-faehige Software ist Lexware Office M (12,90 Euro/Monat).
Mehr: E-Rechnungspflicht Ratgeber. Software-Vergleich: Software-Vergleich.