Als selbstständiger Berater -- ob Unternehmensberater, Marketingberater, Finanzberater oder Coach -- rechnest du fast immer an Unternehmen. Das macht dich zum typischen E-Rechnungspflicht-Fall. Diese Anleitung zeigt dir, wie du dich schnell und stressfrei richtig aufstellst.
Schritt 1: Verstehe deine Pflichten
Seit Januar 2025: Du musst E-Rechnungen empfangen können.
Ab 2027/2028: Du musst E-Rechnungen an Unternehmenskunden ausstellen (Übergangsregelungen beachten).
Das Format: XRechnung (.xml) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML).
Schritt 2: Wähle deine Software
Als Berater brauchst du in der Regel:
- Rechnungsstellung mit XRechnung/ZUGFeRD
- Belege erfassen für die Steuererklarung
- Ggf. DATEV-Export für den Steuerberater
- Ggf. Zeiterfassung (wenn du nach Stunden abrechnest)
Drei Optionen für Berater:
- sevdesk Rechnung (8,90 Euro): Am günstigsten für reine E-Rechnungsstellung, sehr einfach zu bedienen
- Lexware Office M/L (12,90 bis 21,90 Euro): Mit DATEV ab L, günstigste Gesamtlösung für Steuerberater-Zusammenarbeit
- FastBill Pro (29,99 Euro): Mit Zeiterfassung, wenn du Stunden erfassen und direkt abrechnen willst
Schritt 3: Richte die Software ein
- Trage deine Stammdaten ein (Name/Firma, Adresse, USt-IdNr. oder Steuernummer, IBAN)
- Lege deine Kunden mit vollständigen Daten an
- Stelle deine erste XRechnung aus und prüfe sie mit dem Validator
- Richte die Archivierung ein (die Software macht das automatisch)
Schritt 4: Kunden informieren
Informiere deine Bestandskunden, dass du künftig E-Rechnungen ausstellst. ZUGFeRD-PDFs können wie normale PDFs per E-Mail verschickt werden -- die meisten Kunden bemerken kaum einen Unterschied.
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Mehr: E-Rechnungspflicht Ratgeber. Für Freelancer: E-Rechnungspflicht für Freelancer. Software-Vergleich: Alle Programme vergleichen.
Experte für E-Rechnungspflicht und Buchhaltungssoftware für Freelancer und KMU in Deutschland. Betreibt eRechnungGuide.de seit 2025 als unabhängige Informations- und Vergleichsplattform.
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