Die E-Rechnungspflicht wird stufenweise eingeführt. Nicht alle Unternehmen müssen sofort E-Rechnungen ausstellen. Dieser Artikel erklärt die genauen Fristen und Bedingungen.
Übersicht: Wer muss wann?
| Zeitraum | Was gilt? | Für wen? |
|---|---|---|
| Ab Januar 2025 | E-Rechnungen empfangen | Alle Unternehmer |
| 2025 | Ausstellen: Papier/PDF noch erlaubt | Alle (mit Zustimmung des Empfängers) |
| 2026 | Ausstellen: Papier/PDF noch erlaubt | Unternehmen mit maximal 800.000 Euro Jahresumsatz (2024) |
| 2027 | EDI-Formate noch erlaubt | Unternehmen die EDI-Verfahren nutzen (mit Zustimmung) |
| Ab Januar 2028 | Vollständige E-Rechnungspflicht | Alle B2B-Unternehmer |
2025: Empfangspflicht, Ausstellungspflicht noch flexibel
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmer E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD) technisch empfangen können. Das ist zwingend. Beim Ausstellen hast du noch Spielraum: Mit Zustimmung des Empfängers kannst du weiterhin Papierrechnungen oder PDFs schicken.
2026: Kleine Unternehmen haben mehr Zeit
Wenn dein Umsatz im Jahr 2024 höchstens 800.000 Euro betragen hat, darfst du bis Ende 2026 noch Papier- oder PDF-Rechnungen senden (mit Zustimmung des Empfängers). Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz 2024 müssen ab Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen.
2027: EDI-Formate noch toleriert
Unternehmen, die bereits elektronische Rechnungen im EDI-Format (z.B. EDIFACT) ausstellen, können diese Formate bis Ende 2027 weiternutzen -- wenn der Empfänger zustimmt. Ab 2028 müssen es dann XRechnung oder ZUGFeRD sein.
2028: Kein Spielraum mehr
Ab dem 1. Januar 2028 gilt die vollständige Pflicht ohne Ausnahme für alle inländischen B2B-Umsätze (abgesehen von den gesetzlichen Ausnahmen wie B2C, Kleinbetragsrechnungen usw.).
Was solltest du jetzt tun?
Auch wenn du technisch noch bis 2027 oder 2028 Zeit hast, empfehlen wir die frühzeitige Umstellung. Moderne Buchhaltungssoftware wie sevdesk oder Lexware Office generiert XRechnung und ZUGFeRD automatisch -- ohne Mehraufwand. Wer spät umsteigt, hat keinen Vorteil.
Allgemeiner Überblick: E-Rechnungspflicht Ratgeber. Ausnahmen: Alle Ausnahmen im Überblick. Für Kleinunternehmer: Kleinunternehmer und E-Rechnungspflicht.
Experte für E-Rechnungspflicht und Buchhaltungssoftware für Freelancer und KMU in Deutschland. Betreibt eRechnungGuide.de seit 2025 als unabhängige Informations- und Vergleichsplattform.
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