E-Rechnungen einfach empfangen und ablegen reicht nicht. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) stellen klare Anforderungen an die Archivierung. Was du beachten musst, erklärt dieser Artikel.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
E-Rechnungen unterliegen der steuerlichen Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren (Paragraph 147 AO). Das gilt sowohl für empfangene als auch für ausgestellte Rechnungen. Die 10 Jahre beginnen mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Was bedeutet GoBD-konforme Archivierung?
Die GoBD verlangen, dass elektronische Belege:
- Unverändert aufbewahrt werden (keine Veränderung nach Eingang oder Erstellung)
- Jederzeit lesbar sind (du musst die Datei auch in 10 Jahren noch öffnen können)
- Maschinell auswertbar sind (das Original-XML muss erhalten bleiben, nicht nur ein Ausdruck)
- Vollständig sind (keine Lücken im Archiv)
- Nachvollziehbar sind (wer hat wann was geändert?)
Was ist konkret verboten?
Ausdrucken und Vernichten der Originaldatei: Du darfst die XRechnung-XML-Datei nicht ausdrucken und dann die digitale Datei löschen. Das Papier ist keine GoBD-konforme Archivierung einer E-Rechnung.
Nachträgliche Veränderung: Du darfst die E-Rechnung nach dem Empfang nicht verändern (z.B. keine Kommentare direkt in die XML-Datei schreiben).
Wie archivierst du GoBD-konform?
Die einfachste Lösung ist eine Buchhaltungssoftware mit integrierter GoBD-Archivierung. Programme wie sevdesk, Lexware Office und FastBill archivieren eingehende und ausgehende E-Rechnungen automatisch GoBD-konform in der Cloud. Du musst dich um nichts kümmern.
Alternativ: ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) oder ein revisionssicheres Cloud-Archiv, das die GoBD-Anforderungen erfüllt.
Gilt das auch für ZUGFeRD-PDFs?
Ja. ZUGFeRD-PDFs müssen ebenfalls unverändert archiviert werden. Das eingebettete XML ist das Originaldokument -- es darf nicht entfernt oder verändert werden.
Weitere Infos: E-Rechnungspflicht Ratgeber. E-Rechnung erstellen: XRechnung erstellen. Software-Vergleich: Software-Vergleich.
Experte für E-Rechnungspflicht und Buchhaltungssoftware für Freelancer und KMU in Deutschland. Betreibt eRechnungGuide.de seit 2025 als unabhängige Informations- und Vergleichsplattform.
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