Ja, E-Rechnungen duerfen per E-Mail verschickt werden. Die E-Mail ist nur der Transportweg; entscheidend ist das Format der Rechnung selbst. Hier sind die Regeln.
Was macht eine Rechnung zur E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist keine Rechnung, die einfach per E-Mail verschickt wird. Entscheidend ist das Format: Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen — also als XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML).
Eine reine PDF-Rechnung, die du per E-Mail verschickst, ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Ab 2028 reicht PDF nicht mehr fuer B2B-Rechnungen.
Darf ich XRechnung per E-Mail senden?
Ja. Eine XRechnung-Datei (.xml) darf als E-Mail-Anhang verschickt werden. Es gibt keine Vorschrift, die einen speziellen Uebertragungsweg vorschreibt. Der Empfaenger muss die Datei dann technisch verarbeiten koennen.
Darf ich ZUGFeRD per E-Mail senden?
Ja, und das ist sogar besonders praktisch. Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie ein normales PDF — du kannst sie mit dem Auge lesen und sie per E-Mail schicken. Eingebettet im PDF ist jedoch eine XML-Datei, die maschinenlesbar ist. Der Empfaenger kann also entweder das PDF lesen oder das XML verarbeiten. ZUGFeRD ist fuer viele Unternehmen der sanfteste Umstieg.
Was muss ich beim Versand per E-Mail beachten?
- Archivierung: Sowohl du als auch der Empfaenger muessen die Rechnung 10 Jahre aufbewahren — in ihrer originalen Form (XML-Datei oder ZUGFeRD-PDF). Du darfst die Rechnung nicht ausdrucken und nur in Papierform aufbewahren.
- Unveraendert: Die E-Rechnung darf nach dem Versand nicht veraendert werden. Das Format muss unveraendert archiviert werden.
- Keine qualifizierte elektronische Signatur noetig: Fuer XRechnung und ZUGFeRD ist keine elektronische Signatur vorgeschrieben (anders als bei frueheren EDI-Systemen).
Spezialfall: Rechnungen an Behoerden
Fuer Rechnungen an Bundesbehoerden (B2G) gibt es besondere Portale, ueber die XRechnungen eingereicht werden muessen — die E-Mail-Uebertragung ist dort nicht immer erlaubt. Pruefe die Vorgaben deines oeffentlichen Auftraggebers.
Welche Software hilft?
Programme wie sevdesk und Lexware Office erzeugen ZUGFeRD-PDFs automatisch, die du direkt aus der Software per E-Mail versendest. Kein manueller Mehraufwand.
Mehr: XRechnung erstellen. Archivierung: E-Rechnung archivieren nach GoBD. Hauptratgeber: E-Rechnungspflicht Ratgeber.