XRechnung Pflichtfelder 2027: Was muss auf der Rechnung stehen?

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Eine XRechnung muss bestimmte Pflichtfelder enthalten, um gültig zu sein. Fehlt ein Pflichtfeld, wird die Rechnung beim Empfänger als fehlerhaft abgewiesen. Hier sind alle Pflichtangaben nach EN 16931.

Rechnungsinformationen (Basisdaten)

  • Rechnungsnummer: Einmalige, fortlaufende Nummer
  • Rechnungsdatum: Datum der Ausstellung
  • Leistungszeitraum / Lieferdatum: Wann wurde die Leistung erbracht?
  • Währung: z.B. EUR
  • Zahlungsziel / Fälligkeitsdatum: Wann ist die Zahlung fällig?

Daten des Rechnungsstellers (Verkäuferdaten)

  • Vollständiger Name oder Firma
  • Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Land)
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder Steuernummer
  • Kontaktinformationen (optional, aber empfohlen)
  • Bankverbindung (IBAN, ggf. BIC)

Daten des Rechnungsempfängers (Käuferdaten)

  • Vollständiger Name oder Firma
  • Anschrift
  • USt-IdNr. (wenn vorhanden)
  • Leitweg-ID (nur bei Rechnungen an Behörden, Paragraph 14 Abs. 2 Satz 2 UStG)

Rechnungspositionen

Für jede Position auf der Rechnung sind erforderlich:

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  • Positionsnummer
  • Bezeichnung der Leistung oder Ware
  • Menge und Mengeneinheit
  • Einzelpreis (netto)
  • Steuersatz in Prozent
  • Positionsbetrag (netto)

Steuerinformationen

  • Steuerkategorie (z.B. S für Standard, Z für Null)
  • Steuersatz
  • Steuerbetrag
  • Steuergrundlage (Nettobetrag)

Gesamtbeträge

  • Summe aller Nettobeträge
  • Gesamter Steuerbetrag
  • Fälliger Gesamtbetrag (brutto)

Wie sicherst du die Vollständigkeit?

Moderne Buchhaltungssoftware übernimmt die Befüllung aller Pflichtfelder automatisch. Du gibst Empfänger, Leistung und Betrag ein -- das Programm erzeugt die XRechnung-Datei mit allen Pflichtangaben. Prüfe deine generierte Rechnung mit einem XRechnung Validator bevor du sie versendest.

Mehr zum Thema: XRechnung erstellen Schritt für Schritt. Rechnung erstellen ohne Software: XRechnung Generator kostenlos.

Laurits Holm Hoppe
Laurits Holm Hoppe
Gründer, eRechnungGuide.de

Experte für E-Rechnungspflicht und Buchhaltungssoftware für Freelancer und KMU in Deutschland. Betreibt eRechnungGuide.de seit 2025 als unabhängige Informations- und Vergleichsplattform.

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