Der Jahreswechsel ist der beste Zeitpunkt, um deine Buchhaltungssoftware zu wechseln. Ein neues Geschäftsjahr bedeutet einen sauberen Schnitt: keine halben Jahre in zwei Systemen, keine doppelten Belege, ein klarer Startpunkt für deinen Steuerberater. Und mit der E-Rechnungspflicht gibt es 2027 einen weiteren guten Grund, nicht länger zu warten.
Warum gerade vor 2027 wechseln?
Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen:
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD) ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht gilt für alle übrigen Unternehmen.
- Ausnahmen: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit, ebenso Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.
Wenn deine aktuelle Software keine XRechnung oder kein ZUGFeRD erzeugen kann, musst du ohnehin wechseln. Besser jetzt in Ruhe als im Dezember 2027 unter Zeitdruck. Ob und ab wann die Pflicht für dich gilt, zeigt dir unser kostenloser Compliance-Check in zwei Minuten.
Ein Sonderfall: Wer noch DATEV Mittelstand Faktura nutzt, muss handeln. Mehrere Versionen werden zum 31.12.2026 eingestellt. Welche betroffen sind und welche Alternativen es gibt, liest du in unserem Ratgeber zur DATEV Mittelstand Faktura Alternative.
Checkliste: Darauf muss die neue Software achten
- E-Rechnungsformate: XRechnung und ZUGFeRD erstellen und versenden.
- E-Rechnungen empfangen: Eingehende XML-Rechnungen lesbar darstellen und verbuchen. Mehr dazu in unserem Beitrag E-Rechnung empfangen und verbuchen.
- DATEV-Export: Wichtig, wenn dein Steuerberater mit DATEV arbeitet. Hintergründe im Beitrag DATEV-Export erklärt.
- GoBD-konforme Archivierung: E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Siehe E-Rechnung archivieren.
- Datenübernahme: Kunden, Artikel und Nummernkreise sollten sich per CSV importieren lassen.
- Kostenlose Testphase: Teste die Software mit echten Rechnungen, bevor du dich festlegst.
So läuft der Wechsel in 5 Schritten
- Software auswählen und testen: Nutze die Testphase, um zwei oder drei Anbieter mit deinen echten Abläufen zu prüfen.
- Stammdaten exportieren: Kunden, Lieferanten und Artikel aus dem alten System als CSV sichern.
- Steuerberater einbinden: Kläre, welche Schnittstelle und welchen Kontenrahmen er braucht.
- Zum 1. Januar starten: Neue Rechnungen ab dem neuen Geschäftsjahr nur noch im neuen System schreiben. Den Nummernkreis sauber fortführen.
- Altdaten archivieren: Das alte System oder einen vollständigen Export für die Aufbewahrungsfrist behalten.
Welche Software eignet sich?
Für Selbstständige und kleine Unternehmen kommen vor allem drei Programme in Frage. Alle drei erstellen XRechnung und ZUGFeRD (Preise laut Anbieter-Websites, Stand Oktober 2026):
- sevdesk: Tarif Rechnung ab 8,90 Euro im Monat, mit Buchhaltung ab 19,90 Euro. DATEV-Schnittstelle in allen bezahlten Tarifen. Stark als All-in-One-Lösung mit Banking und Belegerfassung.
- Lexware Office: Ab 12,90 Euro im Monat (Tarif M) für das Ausstellen von E-Rechnungen. Der günstigere Tarif S kann E-Rechnungen nur empfangen.
- FastBill: Ab 9 Euro im Monat (Solo). Schlank und einfach, gut für Soloselbstständige.
Den ausführlichen Vergleich mit allen Tarifen findest du in unserem E-Rechnung Software Vergleich.
Fazit
Wer seine Software ohnehin umstellen muss, wechselt am besten zum Jahresbeginn. So startest du mit einem sauberen Schnitt in das neue Geschäftsjahr und bist rechtzeitig vor 2027 bzw. 2028 E-Rechnungs-fähig. Prüfe zuerst mit dem Compliance-Check, welche Frist für dich gilt, und teste dann zwei Programme parallel.
Experte für E-Rechnungspflicht und Buchhaltungssoftware für Freelancer und KMU in Deutschland. Betreibt eRechnungGuide.de seit 2025 als unabhängige Informations- und Vergleichsplattform.
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