Wenn ein Kunde deine E-Rechnung nicht bezahlt, hast du dieselben Moeglichkeiten wie bei einer normalen Rechnung: Mahnung, Verzugszinsen, ggf. Inkasso. Das Format der Rechnung aendert nichts am Mahnprozess.
Muss die Mahnung auch eine E-Rechnung sein?
Nein. Eine Mahnung ist keine Rechnung — sie ist eine Zahlungsaufforderung. Mahnungen muessen nicht im E-Rechnungsformat ausgestellt werden. Du kannst eine Mahnung als einfaches PDF, per Brief oder auch als E-Mail-Text versenden.
Der typische Mahnprozess
- 1. Mahnung (Erinnerung): Freundliche Zahlungserinnerung. Kein Mahnbetrag. Frist: 7-14 Tage.
- 2. Mahnung: Formalere Mahnung. Du kannst Verzugszinsen ansetzen (Basiszinssatz + 5 Prozentpunkte fuer B2B). Frist: 7-14 Tage.
- 3. Mahnung / Letzte Mahnung: Ankuendigung rechtlicher Schritte. Inkasso oder Klage folgen, wenn keine Zahlung.
Wie rechne ich Verzugszinsen?
Bei Geschaeftsumsaetzen zwischen Unternehmen gilt: Nach Ablauf der Zahlungsfrist entstehen Verzugszinsen von 9 Prozentpunkten ueber dem Basiszinssatz automatisch. Du musst dafuer keine vorherige Mahnung schicken — der Verzug tritt nach Faelligkeitsdatum automatisch ein (Paragraph 286 Abs. 3 BGB). Die Pauschale von 40 Euro fuer Mahnkosten im B2B-Bereich ist ebenfalls automatisch faellig.
Mahnwesen in Buchhaltungssoftware
Moderne Programme wie sevdesk, Lexware Office und FastBill bieten ein integriertes Mahnwesen. Du siehst auf einen Blick, welche Rechnungen ueberfaellig sind, und kannst Mahnschreiben mit wenigen Klicks erstellen und versenden.
Was wenn der Kunde weiterhin nicht zahlt?
Wenn alle Mahnungen erfolglos bleiben: Inkasso-Beauftragung oder gerichtliches Mahnverfahren (Mahnbescheid beim Amtsgericht). E-Rechnungen als Belege haben dabei denselben Beweiswert wie Papierrechnungen.
Mehr: E-Rechnungspflicht Ratgeber. E-Rechnung per E-Mail: E-Rechnung per E-Mail versenden.