Wenn ein Kunde deine E-Rechnung nicht bezahlt, hast du dieselben Möglichkeiten wie bei einer normalen Rechnung: Mahnung, Verzugszinsen, ggf. Inkasso. Das Format der Rechnung ändert nichts am Mahnprozess.
Muss die Mahnung auch eine E-Rechnung sein?
Nein. Eine Mahnung ist keine Rechnung -- sie ist eine Zahlungsaufforderung. Mahnungen müssen nicht im E-Rechnungsformat ausgestellt werden. Du kannst eine Mahnung als einfaches PDF, per Brief oder auch als E-Mail-Text versenden.
Der typische Mahnprozess
- 1. Mahnung (Erinnerung): Freundliche Zahlungserinnerung. Kein Mahnbetrag. Frist: 7-14 Tage.
- 2. Mahnung: Formalere Mahnung. Du kannst Verzugszinsen ansetzen (Basiszinssatz + 5 Prozentpunkte für B2B). Frist: 7-14 Tage.
- 3. Mahnung / Letzte Mahnung: Ankündigung rechtlicher Schritte. Inkasso oder Klage folgen, wenn keine Zahlung.
Wie rechne ich Verzugszinsen?
Bei Geschäftsumsätzen zwischen Unternehmen gilt: Nach Ablauf der Zahlungsfrist entstehen Verzugszinsen von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz automatisch. Du musst dafür keine vorherige Mahnung schicken -- der Verzug tritt nach Fälligkeitsdatum automatisch ein (Paragraph 286 Abs. 3 BGB). Die Pauschale von 40 Euro für Mahnkosten im B2B-Bereich ist ebenfalls automatisch fällig.
Mahnwesen in Buchhaltungssoftware
Moderne Programme wie sevdesk, Lexware Office und FastBill bieten ein integriertes Mahnwesen. Du siehst auf einen Blick, welche Rechnungen überfällig sind, und kannst Mahnschreiben mit wenigen Klicks erstellen und versenden.
Was wenn der Kunde weiterhin nicht zahlt?
Wenn alle Mahnungen erfolglos bleiben: Inkasso-Beauftragung oder gerichtliches Mahnverfahren (Mahnbescheid beim Amtsgericht). E-Rechnungen als Belege haben dabei denselben Beweiswert wie Papierrechnungen.
Mehr: E-Rechnungspflicht Ratgeber. E-Rechnung per E-Mail: E-Rechnung per E-Mail versenden.
Experte für E-Rechnungspflicht und Buchhaltungssoftware für Freelancer und KMU in Deutschland. Betreibt eRechnungGuide.de seit 2025 als unabhängige Informations- und Vergleichsplattform.
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