1. Was ist eine e-Rechnung?
Eine e-Rechnung ist keine einfache PDF-Datei -- es ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Dokument. Das bedeutet: Die Rechnungsdaten stecken nicht nur als Text im Dokument, sondern in einem definierten Format (XML), das Buchhaltungssoftware automatisch einlesen kann.
Ab 2027 ist die e-Rechnung für Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz Pflicht, ab 2028 für alle B2B-Rechnungen (außer Kleinunternehmer). Es gibt zwei anerkannte Formate:
XRechnung
- Reines XML -- kein lesbares PDF
- Pflichtformat für öffentliche Auftraggeber (B2G)
- Wird von allen modernen Programmen unterstützt
- Einfacher aufgebaut
- PDF + eingebettetes XML in einer Datei
- Flexibel für B2B-Rechnungen
- Für Empfänger leicht lesbar (normales PDF)
- Empfohlen für die meisten Freelancer
→ ZUGFeRD erklärt💡 Welches Format für dich?
Wenn du an Behörden und öffentliche Einrichtungen rechnest → XRechnung (Pflicht).
Wenn du an private Unternehmen rechnest → ZUGFeRD (empfohlen, weil menschenlesbar).
Gute Software erstellt beide Formate automatisch.
2. Wer muss e-Rechnungen ausstellen?
| Datum | Wer ist betroffen | Was gilt |
|---|
| 1. Jan 2025 | Alle Unternehmen | Empfang von e-Rechnungen Pflicht |
| 1. Jan 2027 | Umsatz > €800.000 | Ausstellen von e-Rechnungen Pflicht |
| 1. Jan 2028 | Alle B2B-Unternehmen | Volle e-Rechnungspflicht für alle |
3. Methode 1: E-Rechnung mit Software erstellen (empfohlen)
Der einfachste Weg: Du nutzt Buchhaltungssoftware, die XRechnung und ZUGFeRD automatisch erzeugt. Du füllst die Rechnung wie gewohnt aus -- die Software kümmert sich um das korrekte Format.
⭐ Empfehlung
sevdesk
Marktführer in Deutschland. XRechnung und ZUGFeRD werden mit einem Klick erstellt. Besonders geeignet für Freelancer und Selbstständige.
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Lexware Office
Stark bei DATEV-Kompatibilität und Steuerberater-Anbindung. Ideal für etablierte Unternehmen mit Steuerberater.
E-Rechnung ab €12,90/Monat (Paket M)
FastBill
Fokus auf einfache Rechnungsstellung. Besonders beliebt bei Freelancern, die eine übersichtliche Lösung suchen.
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Kurzfassung: XRechnung mit sevdesk erstellen
Du brauchst speziell eine XRechnung, zum Beispiel für Behörden? Die ausführliche Anleitung mit Pflichtfeldern, Leitweg-ID und Versand findest du hier: XRechnung erstellen -- Schritt für Schritt.
- Kundendaten anlegen: Name, Adresse, Umsatzsteuer-ID eintragen. Bei Rechnungen an Behörden: Leitweg-ID des Empfängers ergänzen.
- Neue Rechnung öffnen: Datum, Rechnungsnummer (z.B. RE-2027-0001) und Leistungsbeschreibung eingeben.
- Positionen eintragen: Nettobetrag, Steuersatz (19 % oder 7 %) und Zahlungsfrist festlegen.
- Format wählen: Im Export-Dialog "XRechnung (XML)" wählen. Für B2B-Rechnungen: "ZUGFeRD" ist ebenfalls gültig und für den Empfänger leichter lesbar.
- Exportieren und validieren: Auf "Herunterladen" klicken -- du erhältst eine .xml-Datei. Prüfe sie mit unserem kostenlosen XRechnung-Validator vor dem Versand.
⏱ Dauer: ca. 5 Minuten für die erste Rechnung -- danach unter 2 Minuten mit gespeicherten Kundendaten.
sevdesk kostenlos testen →4. ZUGFeRD-Rechnung erstellen -- Schritt für Schritt
ZUGFeRD ist das hybride Format: Du sendest eine normale PDF-Rechnung, die unsichtbar eine XML-Datei enthält. Der Empfänger kann die PDF lesen -- und seine Software verarbeitet die XML automatisch. Besonders beliebt im B2B-Bereich und bei Rechnungen an private Unternehmen.
ZUGFeRD erstellen mit sevdesk -- Schritt für Schritt
- Rechnung wie gewohnt anlegen: Kundendaten, Positionen, Steuersatz und Zahlungsfrist wie bei jeder normalen Rechnung eingeben.
- Format ZUGFeRD wählen: Beim Export auf "ZUGFeRD" oder "E-Rechnung (ZUGFeRD)" klicken. sevdesk unterstützt ZUGFeRD 2.x (Profil EN 16931 -- gesetzlich gültig).
- PDF/A-3 herunterladen: Du erhältst eine PDF-Datei -- optisch identisch mit deiner normalen Rechnung. Die XML-Daten sind unsichtbar eingebettet.
- Validieren: Lade die Datei in unseren Validator -- er prüft sowohl das PDF/A-Format als auch die eingebettete XML.
- Per E-Mail versenden: Einfach als normalen E-Mail-Anhang senden. Kein spezielles Portal notwendig (außer bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber -- hier ist das Peppol-Netzwerk oder das jeweilige Behördenportal vorgeschrieben).
💡 Wann ZUGFeRD, wann XRechnung? An Bundesbehörden: XRechnung über das ZRE-Portal. An Landesbehörden: je nach Bundesland XRechnung oder ZUGFeRD. An private Unternehmen: ZUGFeRD ist oft komfortabler, da der Empfänger die PDF direkt lesen kann.
5. Methode 2: E-Rechnung mit kostenlosem Generator (keine Software nötig)
Du möchtest eine Einzelrechnung erstellen, ohne eine monatliche Software zu abonnieren? Nutze unseren kostenlosen XRechnung-Generator: Daten eingeben, XML herunterladen -- fertig. Alle Daten bleiben in deinem Browser (kein Server, kein Datenschutzproblem).
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XRechnung Generator
Kommt bald -- kostenlos, direkt im Browser, keine Registrierung.
Zum Generator →6. Pflichtangaben in der E-Rechnung
Eine gültige e-Rechnung muss alle gesetzlich vorgeschriebenen Felder enthalten. Fehlt ein Pflichtfeld, ist die Rechnung ungültig und kann vom Empfänger zurückgewiesen werden.
| Pflichtangabe | Beispiel |
|---|
| Eindeutige Rechnungsnummer | RE-2027-0042 |
| Rechnungsdatum | 07.03.2027 |
| Leistungsdatum / -zeitraum | 01.03.–31.03.2027 |
| Name und Adresse des Ausstellers | Max Mustermann, Musterstraße 1, 10115 Berlin |
| Name und Adresse des Empfängers | Muster GmbH, Beispielweg 5, 80331 München |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | DE123456789 |
| Leistungsbeschreibung | Webentwicklung Projekt X |
| Nettobetrag | €1.000,00 |
| Steuersatz und Steuerbetrag | 19% = €190,00 |
| Gesamtbetrag (brutto) | €1.190,00 |
| Bankverbindung (IBAN) | DE89 3704 0044 0532 0130 00 |
| Zahlungsfrist | Zahlbar bis 21.03.2027 |
7. E-Rechnung validieren und prüfen
Nachdem du deine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei erstellt hast, solltest du sie validieren -- besonders beim ersten Mal. Unser kostenloser Validator prüft, ob alle Pflichtfelder vorhanden sind und das Format dem offiziellen Standard entspricht.
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XML-Datei hochladen → sofort prüfen, ob deine Rechnung dem Standard entspricht. 100% im Browser, kein Upload auf Server.
8. Typische Fehler beim E-Rechnung erstellen -- und wie du sie vermeidest
Die meisten Fehler passieren beim ersten Mal. Diese Liste zeigt, was häufig schiefläuft -- und wie du es von Anfang an richtig machst.
❌ Falsche oder fehlende Leitweg-ID bei Behörden-Rechnungen
Die Leitweg-ID (z.B. 991-12345678-00) ist die Pflichtangabe für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Ohne sie wird die Rechnung automatisch abgelehnt. Frag den Auftraggeber aktiv danach -- er ist verpflichtet, sie dir mitzuteilen.
❌ XRechnung als E-Mail-Anhang an Bundesbehörden geschickt
Rechnungen an Bundesbehörden müssen über das ZRE-Portal (Zentraler Rechnungseingang) oder das OZG-RE eingereicht werden -- nicht per E-Mail. Prüfe vorab, welches Portal der Auftraggeber nutzt.
❌ Falsche Steuernummer oder USt-IdNr.
Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sind zwei verschiedene Dinge. Im XML-Feld 'BT-31' gehört die USt-IdNr. (Format: DE + 9 Ziffern). Verwechslungen führen zu Validierungsfehlern.
❌ Rechnung nicht validiert vor dem Versand
Ein struktureller Fehler in der XML führt zur automatischen Ablehnung -- ohne Rückfrage. Validiere jede Rechnung vor dem ersten Versand mit unserem
kostenlosen Validator.
❌ Leistungsdatum fehlt oder ist falsch
Das Leistungsdatum (wann die Leistung erbracht wurde) ist ein Pflichtfeld und nicht identisch mit dem Rechnungsdatum. Bei Softwareprojekten über mehrere Wochen: den gesamten Zeitraum angeben (z.B. 01.02.--28.02.2027).
❌ Falsches ZUGFeRD-Profil
Nicht jedes ZUGFeRD-Profil ist gesetzlich gültig. Ab 2025 ist mindestens das Profil EN 16931 (auch 'Comfort' genannt) erforderlich. Das ältere 'Basic WL'-Profil reicht nicht aus. Aktuelle Buchhaltungssoftware wählt automatisch das richtige Profil.
9. E-Rechnung versenden und archivieren
Das Format ist erstellt -- jetzt musst du die Rechnung korrekt übermitteln und GoBD-konform aufbewahren.
📤
Versand an Privatunternehmen
ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML einfach per E-Mail als Anhang senden. Kein spezielles Portal nötig. Ab 2027 ist der Empfänger verpflichtet, E-Rechnungen entgegenzunehmen.
🏛️
Versand an Behörden
XRechnung über das jeweilige Portal: Bund nutzt ZRE oder OZG-RE. Länder und Kommunen haben teils eigene Portale. Frag den Auftraggeber, welches Portal er verwendet.
🗂️
Archivierung (GoBD)
E-Rechnungen müssen 10 Jahre lang unveränderbar aufbewahrt werden -- in dem Format, in dem sie empfangen oder ausgestellt wurden. Gute Buchhaltungssoftware erledigt das automatisch. Kein manuelles Umbenennen oder Konvertieren.
10. Häufige Fragen
Wie erstelle ich eine E-Rechnung mit Software Schritt für Schritt?
Mit einer Software wie sevdesk in 5 Schritten: (1) Kundendaten anlegen inkl. Umsatzsteuer-ID, (2) neue Rechnung öffnen und Positionen eintragen, (3) Nettobetrag und Steuersatz angeben, (4) im Export-Dialog 'XRechnung (XML)' wählen, (5) Datei herunterladen und mit dem XRechnung-Validator prüfen. Die gesamte Erstellung dauert ca. 5 Minuten.
Muss ich als Kleinunternehmer e-Rechnungen ausstellen?
Nein -- Kleinunternehmer nach §19 UStG sind dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit (§34a UStDV), auch wenn sie B2B-Rechnungen stellen. Du musst aber e-Rechnungen empfangen können (seit 1.1.2025). Wenn du ausschließlich an Privatpersonen (B2C) rechnest, bist du ebenfalls nicht betroffen.
Kann ich weiterhin PDF-Rechnungen verschicken?
Im B2B-Bereich nicht mehr: ab 2027 bei über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle übrigen (außer Kleinunternehmer). Du musst zu XRechnung oder ZUGFeRD wechseln. Rechnungen an Privatpersonen können weiter als PDF verschickt werden.
Was kostet gute Buchhaltungssoftware für e-Rechnungen?
Zwischen €9/Monat (FastBill Solo) und ca. €30/Monat für einen vollständigen Funktionsumfang. Für die meisten Freelancer reicht ein Basisplan für €9–15/Monat völlig aus.
Ich rechne nur gelegentlich -- brauche ich wirklich eine Software?
Für Einzelrechnungen kannst du unseren kostenlosen Generator nutzen. Bei regelmäßiger Rechnungsstellung lohnt sich eine Software aber schnell -- sie spart Zeit und Fehler.
Ist eine ZUGFeRD-Rechnung eine 'echte' e-Rechnung?
Ja. ZUGFeRD (ab Profil EN16931) ist ein vollständig anerkanntes e-Rechnungsformat nach EU-Norm EN 16931 und erfüllt die deutschen gesetzlichen Anforderungen.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
10 Jahre -- genauso wie Papierrechnungen. Die Rechnung muss in unveränderter Form aufbewahrt werden (GoBD-Anforderung). Gute Buchhaltungssoftware archiviert automatisch und revisionssicher. Einfache E-Mail-Anhänge reichen nicht als GoBD-konforme Archivierung.
Was ist die Leitweg-ID und wo bekomme ich sie?
Die Leitweg-ID ist die eindeutige Adresskennung für Behörden (Format z.B. 991-12345678-06). Sie wird zwingend für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber benötigt. Du bekommst sie vom Auftraggeber selbst -- er ist gesetzlich verpflichtet, sie dir auf Anfrage mitzuteilen. Private Unternehmen haben keine Leitweg-ID.