Gilt die E-Rechnungspflicht für IT-Berater?
Ja -- wenn du als IT-Berater Rechnungen an andere Unternehmen stellst, bist du von der E-Rechnungspflicht betroffen. Das gilt unabhängig davon, ob du als Freiberufler, GmbH oder Einzelunternehmer tätig bist.
Die Pflicht gilt für B2B-Rechnungen -- also Rechnungen zwischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen, was in der IT-Beratung aber selten vorkommt.
| Auftraggeber | Format | Ab wann? |
|---|
| Behörden, Bundesbetriebe (B2G) | XRechnung | Seit 2020 -- jetzt sofort Pflicht |
| Unternehmen, Konzerne (B2B) | XRechnung oder ZUGFeRD | Ab 1. Januar 2028 |
| Projektvermittler (Hays, GULP, Etengo) | Oft intern -- mit Vermittler klären | Kommt auf Vertrag an |
| Privatpersonen (B2C) | Beliebig -- PDF, Papier | Keine Pflicht |
Besonderheit: IT-Berater via Projektvermittler
Viele IT-Freelancer arbeiten über Vermittler wie Hays, GULP, Etengo oder Freelancermap. In diesem Fall stellst du die Rechnung an den Vermittler -- nicht direkt an den Endkunden. Das hat praktische Konsequenzen:
- Der Vermittler ist dein Rechnungsempfänger. Er muss E-Rechnungen empfangen können -- was ab 2025 sowieso Pflicht ist.
- Du musst E-Rechnungen ausstellen. Wenn der Vermittler ein deutsches Unternehmen ist, fällt das in die B2B-Pflicht ab 2028.
- Viele Vermittler fordern XRechnung bereits jetzt. Frage aktiv nach, ob dein Vermittler E-Rechnungen bevorzugt -- und stell entsprechend um.
💡 Tipp für Vermittler-Projekte
Schreib deinem Projektvermittler eine kurze E-Mail und frage, in welchem Format er Rechnungen bevorzugt: PDF, ZUGFeRD oder XRechnung. Viele Vermittler haben schon auf E-Rechnung umgestellt und werden es zu schätzen wissen, wenn du das Format direkt anbietest.
E-Rechnungspflicht 2025–2028 für IT-Berater
| Datum | Was gilt? |
|---|
| Seit 1. Jan. 2025 | Du musst E-Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern empfangen können |
| 1. Jan. 2027 | IT-Beratungsfirmen mit über €800.000 Jahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen |
| 1. Jan. 2028 | Alle IT-Berater müssen E-Rechnungen für B2B-Kunden ausstellen -- unabhängig vom Umsatz |
Software für IT-Berater: Was passt zur Tagessatz-Abrechnung?
IT-Berater stellen in der Regel einfache Rechnungen (Tagessatz x Tage = Betrag) -- keine komplexen Material- oder Stücklisten. Das macht die Anforderungen an die Software geringer. Entscheidend sind: XRechnung-Export, gute Zeiterfassungs-Integration und DATEV-Schnittstelle (für den Steuerberater).
sevdesk
⭐ Empfehlung für IT-Freelancer
Einfachste Bedienung, XRechnung + ZUGFeRD ab 8,90 €/Monat. Zeiterfassung und Projektabrechnung inklusive.
14 Tage gratis →Lexware Office
🏆 Beste DATEV-Integration
Ab 12,90 €/Monat mit XRechnung. Ideal wenn dein Steuerberater mit DATEV arbeitet.
30 Tage gratis →FastBill
💚 Günstigster Einstieg
Ab 9 €/Monat. Sehr übersichtlich, schnelle Rechnungserstellung, ideal für einfache Tagessatz-Abrechnung.
14 Tage gratis →🔗 Zeiterfassung integrieren?
sevdesk und Lexware Office lassen sich mit Zeiterfassungs-Tools wie Toggl Track, Clockify oder Harvest verbinden. So fließen deine erfassten Stunden direkt in die Rechnung. Für reine Tagessatz-Abrechnung ohne Zeiterfassung reicht die manuelle Eingabe -- das dauert unter einer Minute pro Rechnung.
Schritt für Schritt: So stellst du als IT-Berater auf E-Rechnung um
- Schritt 1 -- Auftraggeber prüfen: Rechnest du mit Behörden, Bundesbetrieben oder Kommunen ab? Dann brauchst du XRechnung jetzt sofort. Für reine Unternehmenskunden hast du bis 2028 Zeit.
- Schritt 2 -- Vermittler fragen: Arbeitest du via Projektvermittler? Frage kurz per E-Mail an, welches Rechnungsformat gewünscht wird. Viele Vermittler haben schon auf XRechnung oder ZUGFeRD umgestellt.
- Schritt 3 -- Software testen: Nutze die kostenlosen Testphasen (14–30 Tage). Leg eine Musterrechnung an und exportiere sie als XRechnung-XML.
- Schritt 4 -- Rechnung validieren: Prüfe deine erste XRechnung mit unserem kostenlosen XRechnung-Validator -- er zeigt dir auf einen Blick, ob die Rechnung normkonform ist.
- Schritt 5 -- Loslegen: Ab 2028 stellst du alle B2B-Rechnungen über die Software aus. Bei einfacher Tagessatz-Abrechnung dauert eine Rechnung 2–3 Minuten.
Du willst die Einrichtung nicht selbst übernehmen? Unser Einrichtungsservice übernimmt das für dich -- inklusive Konfiguration deiner Rechnungsvorlagen.
📄 E-Rechnung manuell erstellen? Wenn du noch keine Software nutzen willst, zeigt unsere
Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du eine normkonforme XRechnung oder ZUGFeRD ohne Abo erstellen kannst.
Häufige Fragen von IT-Beratern
Ich bin Kleinunternehmer (§19 UStG) -- gilt die Pflicht trotzdem? +
Kleinunternehmer nach §19 UStG sind dauerhaft von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit (§34a UStDV). Du musst aber seit Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Wenn du zur Regelbesteuerung wechselst, gilt die Ausstellungspflicht ab dem Zeitpunkt des Wechsels.
Mein Auftraggeber ist in der Schweiz oder Österreich -- gilt die Pflicht? +
Nein. Die deutsche E-Rechnungspflicht gilt nur für B2B-Rechnungen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen. Rechnungen an Unternehmen in der Schweiz, Österreich oder anderen EU-Ländern sind nicht betroffen -- dort gelten jeweils eigene Regeln.
Was ist, wenn mein Projektvermittler noch kein XRechnung akzeptiert? +
Dann kannst du vorerst weiterhin PDF-Rechnungen stellen. Die gesetzliche Pflicht gilt erst ab 2027 (bei Umsatz über 800.000 €) bzw. 2028 (alle anderen). Du kannst aber proaktiv ZUGFeRD anbieten -- das sieht wie ein normales PDF aus, enthält aber eingebettetes XML. Viele Vermittler schätzen das.
Kann ich dieselbe Software für Rechnungen und Zeiterfassung nutzen? +
Ja. sevdesk, Lexware Office und FastBill haben alle eingebaute Zeiterfassungs- oder Stunden-Abrechnung. Alternativ kannst du Toggl Track oder Clockify nutzen und die Stunden per CSV-Import in die Buchhaltungssoftware übertragen. Bei reiner Tagessatz-Abrechnung brauchst du das meist gar nicht.
Brauche ich XRechnung oder reicht ZUGFeRD? +
Für öffentliche Auftraggeber (Behörden, Kommunen) ist XRechnung Pflicht. Für Unternehmenskunden ist ZUGFeRD die praktischere Wahl -- es sieht aus wie ein PDF, enthält aber eingebettetes XML. Alle empfohlenen Softwareprogramme erstellen beide Formate auf Knopfdruck.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht für meine Steuerberatungskosten? +
Langfristig sinken sie: Dein Steuerberater kann E-Rechnungen automatisch in DATEV einlesen, ohne manuelle Buchung. Kurzfristig entstehen einmalige Einrichtungskosten. Frage deinen Steuerberater, welches Buchhaltungsprogramm er bevorzugt -- das spart dir Zeit beim Jahresabschluss.