Ab 2027 gilt die Pflicht für alle B2B-Rechnungen in Deutschland — auch für Freiberufler und Soloselbstständige. Wir erklären, was das konkret für dich bedeutet und welche Software am besten passt.
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Ja, auch Freelancer sind von der e-Rechnungspflicht betroffen — mit Ausnahme von Kleinunternehmern nach §19 UStG, die dauerhaft befreit sind. Ab 2025 musst du e-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 (bei über 800.000 € Umsatz) bzw. 2028 (alle übrigen B2B-Freelancer) musst du sie auch ausstellen. Eine Buchhaltungssoftware wie sevdesk erledigt das automatisch — Umstellung dauert ca. 30 Minuten.
Ja — wenn du Rechnungen an andere Unternehmen oder Selbstständige in Deutschland stellst. Das trifft nahezu jeden Freiberufler: Grafiker, Texter, Programmierer, Berater, Übersetzer, Fotografen und alle anderen, die gewerbliche Auftraggeber haben.
Nicht betroffen bist du, wenn deine Rechnungen ausschließlich an Privatpersonen gehen — dann gilt die Pflicht nicht. Schreibst du jedoch auch nur eine Rechnung an ein Unternehmen, greift die Regelung.
Als Freelancer hast du in der Regel nur eine Handvoll Kunden — die Umstellung ist einfacher als für große Unternehmen. Eine gute Software erledigt das automatisch, ohne technisches Wissen.
Die Einführung erfolgt stufenweise. Für die meisten Freelancer ist 1. Januar 2028 die entscheidende Deadline:
| Datum | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| 1. Jan 2025 | e-Rechnungen empfangen können | Alle Unternehmen |
| 1. Jan 2027 | e-Rechnungen ausstellen Pflicht | Umsatz > €800.000 |
| 1. Jan 2028 ⭐ | Vollständige Pflicht | Alle B2B — auch Freelancer |
Es gibt zwei anerkannte e-Rechnungsformate. Als Freelancer brauchst du in der Praxis meistens ZUGFeRD:
PDF + eingebettete XML-Daten. Du bekommst eine lesbare PDF — und dein Auftraggeber kann die Daten automatisch einlesen.
Reines XML-Format ohne lesbare PDF. Pflicht bei Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber.
Die gute Nachricht: Eine gute Buchhaltungssoftware erstellt beide Formate automatisch auf Knopfdruck. Du musst nicht verstehen, wie XML funktioniert.
Wir haben die drei wichtigsten Programme verglichen — speziell aus der Perspektive von Freelancern und Soloselbstständigen:
Von Anfang an für Freelancer und Soloselbstständige gebaut. Einfachste Benutzeroberfläche der drei, einfachste Bedienung. XRechnung und ZUGFeRD werden automatisch erstellt — ohne technisches Wissen.
Marktführer in Deutschland. Stärker in der Buchhaltung als FastBill — ideal wenn du über das Rechnungsschreiben hinaus auch Belege, Bankabgleich und Steuererklärungen brauchst.
Besonders stark wenn du bereits einen Steuerberater hast, der mit DATEV arbeitet. Die Integration ist unübertroffen — für reine Rechnungsstellung jedoch überdimensioniert.
* Dieser Vergleich enthält Affiliate-Links. Wir erhalten eine Provision, wenn du dich über unsere Links anmeldest — ohne Mehrkosten für dich.
Mit einer guten Software dauert der Umstieg weniger als eine Stunde. Hier findest du eine vollständige Anleitung — von der Software-Wahl bis zum fertigen Versand.
Registriere dich bei FastBill (14 Tage gratis, keine Kreditkarte) oder sevdesk. Beide Anbieter unterstützen XRechnung und ZUGFeRD direkt. Gib deine Stammdaten ein: vollständiger Name oder Firmenname, Adresse, Steuernummer oder USt-ID.
Lege deinen ersten Kunden an. Pflichtfelder: Name / Firmenname, vollständige Adresse, USt-ID (wenn vorhanden). Bei öffentlichen Auftraggebern (Behörden, Ministerien, Kommunen) musst du zusätzlich die Leitweg-ID eintragen — ohne sie wird die Rechnung abgelehnt.
Gehe in der Software zu Einstellungen → Rechnungen → Ausgabeformat. Wähle:
• ZUGFeRD 2.4 für normale B2B-Kunden (PDF mit eingebetteten XML-Daten)
• XRechnung (UBL) für Behörden und öffentliche Auftraggeber
Bei den meisten Software-Lösungen wird das Format automatisch angepasst, sobald du die Leitweg-ID beim Kunden hinterlegst.
Erstelle deine Rechnung wie gewohnt: Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum, Menge, Stundensatz oder Pauschale, Steuersatz (19 % oder als Kleinunternehmer 0 % mit Hinweistext). Die Software generiert automatisch die korrekte XML-Datei im Hintergrund — du siehst weiterhin eine gewohnte Oberfläche.
Lade die fertige XML-Datei in unseren kostenlosen XRechnung-Validator. Er prüft innerhalb von Sekunden, ob alle Pflichtfelder vorhanden sind und das Format dem deutschen Standard entspricht. Fehler werden klar angezeigt — mit Hinweis, was zu korrigieren ist.
Schicke die Rechnung per E-Mail als Anhang. Bei ZUGFeRD erhält der Empfänger eine normale PDF-Datei mit unsichtbar eingebetteten XML-Daten — er kann sie wie jede PDF öffnen und lesen. Bei reiner XRechnung (XML only) erhält er eine .xml-Datei, die er in seiner Software importiert.
Eine e-Rechnung muss alle gesetzlich vorgeschriebenen Felder enthalten — fehlt auch nur eines, ist die Rechnung ungültig und kann vom Empfänger zurückgewiesen werden. Für Freelancer gilt:
| Pflichtfeld | Hinweis für Freelancer |
|---|---|
| Vollständiger Name / Firmenname | Deinen bürgerlichen Namen oder Firmennamen |
| Rechnungsadresse des Ausstellers | Deine vollständige Adresse (auch Homeoffice) |
| Name und Adresse des Empfängers | Genau wie im Handelsregister oder Impressum |
| Steuernummer oder USt-ID | Mindestens eine der beiden — beide wenn vorhanden |
| Rechnungsnummer (fortlaufend) | Eindeutig und aufsteigend — z.B. RE-2026-0042 |
| Rechnungsdatum | Datum der Rechnungsausstellung |
| Leistungsdatum oder -zeitraum | Wann wurde die Leistung erbracht? |
| Leistungsbeschreibung | Was hast du konkret gemacht? Nicht zu vage |
| Nettobetrag pro Position | Betrag ohne Umsatzsteuer |
| Steuersatz und Steuerbetrag | 19% Regelsteuersatz oder 7% ermäßigt |
| Gesamtbetrag (brutto) | Endbetrag inkl. Umsatzsteuer |
| Bankverbindung (empfohlen) | IBAN + BIC — nicht gesetzlich Pflicht, aber üblich |
Kleinunternehmer nach §19 UStG stellen keine Umsatzsteuer aus — dann entfällt Steuersatz und -betrag, dafür muss der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung erscheinen. → Alles für Kleinunternehmer
Du weißt, welche Software du willst — aber die Einrichtung kostet Zeit. Wir konfigurieren alles für dich: XRechnung, ZUGFeRD, Stammdaten, Musterrechnung. Einmalig ab €249.
FastBill ist die einfachste Lösung für Freelancer — XRechnung und ZUGFeRD automatisch, ohne technisches Wissen.
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