Du bist Kleinunternehmer nach §19 UStG? Dann musst du keine Umsatzsteuer ausweisen — aber bei der e-Rechnungspflicht gelten trotzdem besondere Regeln für dich. Wir erklären, was du ab 2025 und 2028 beachten musst.
Kleinunternehmer nach §19 UStG haben eine wichtige Ausnahme: Du bist dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit (§34a UStDV). Du musst aber seit 1. Januar 2025 e-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Wenn du freiwillig e-Rechnungen ausstellen möchtest, ist eine Buchhaltungssoftware ab 9 €/Monat ein großer Vorteil.
Kurze Antwort: Ja, aber gestaffelt. Die Pflicht zur e-Rechnung gilt im deutschen B2B-Bereich für alle Unternehmen — auch für Kleinunternehmer nach §19 UStG. Jedoch gibt es eine wichtige Unterscheidung zwischen Empfangen und Ausstellen.
Du musst eingehende e-Rechnungen empfangen und archivieren können. Das bedeutet: Wenn ein Geschäftspartner dir eine Rechnung als XRechnung (XML-Datei) oder ZUGFeRD-PDF schickt, musst du diese korrekt entgegennehmen und aufbewahren. Eine normale E-Mail-Adresse reicht technisch — aber die XML-Datei muss GoBD-konform archiviert werden.
Ab 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich e-Rechnungen ausstellen — mit einer wichtigen Ausnahme: Kleinunternehmer nach §19 UStG sind dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit (§34a UStDV). Du musst also weiterhin keine e-Rechnungen ausstellen — kannst aber freiwillig jederzeit zu e-Rechnungen wechseln, wenn deine Kunden das wünschen.
Ja — du kannst bereits jetzt freiwillig XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen ausstellen. Das ist auch empfehlenswert, wenn deine Kunden Unternehmen sind: Viele Buchhaltungsabteilungen bevorzugen strukturierte e-Rechnungen und du wirkst professioneller.
Wichtig: Bei Kleinunternehmer-Rechnungen darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Du musst in der Rechnung auf §19 UStG hinweisen. Gute Software hilft dir, das korrekt umzusetzen.
Du kannst deine fertige XRechnung (XML-Datei) kostenlos auf Korrektheit prüfen — bevor du sie an deinen Kunden schickst.
Jetzt kostenlos validieren →Nein. Die e-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für B2B-Transaktionen — also Rechnungen zwischen Unternehmen. Wenn du als Kleinunternehmer Rechnungen an Privatpersonen stellst, bist du von der Pflicht nicht betroffen und kannst weiterhin normale PDF-Rechnungen ausstellen.
Auch wenn deine persönliche Ausstellungspflicht erst ab Januar 2028 gilt, gibt es gute Gründe, schon jetzt zu handeln: Software braucht Einrichtungszeit, Kunden stellen bereits jetzt auf e-Rechnung um, und wer früh wechselt, umgeht den Stress kurz vor der Deadline.
Du musst bereits heute in der Lage sein, XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien entgegenzunehmen. Eine E-Mail-Adresse reicht — aber du musst die XML-Datei korrekt 10 Jahre GoBD-konform archivieren.
Ab diesem Datum musst du als Kleinunternehmer bei B2B-Rechnungen XRechnung oder ZUGFeRD ausstellen — auch wenn du keine Umsatzsteuer ausweist. Wer das nicht tut, riskiert, dass Rechnungen zurückgewiesen werden.
Kannst du heute eine XRechnung-XML-Datei empfangen und öffnen? Wenn nicht, richte eine geeignete Software oder zumindest den kostenlosen XRechnung-Viewer ein.
XML-Dateien müssen 10 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden. Buchhaltungssoftware wie FastBill oder Lexware Office übernimmt das automatisch.
Viele Auftraggeber fordern schon heute XRechnung — insbesondere öffentliche Stellen und Konzerne. Informiere dich aktiv.
Wähle eine Software, die §19-konforme XRechnungen ohne Mehrwertsteuerausweis erstellen kann. FastBill und Lexware Office unterstützen beide die Kleinunternehmerregelung.
Erstelle eine Proberechnung und prüfe sie mit dem XRechnung-Validator. Stelle sicher, dass der §19-Hinweistext korrekt erscheint und keine Steuerbeträge ausgewiesen werden.
Du brauchst keine teure Lösung. Wichtig ist, dass die Software §19-UStG-Rechnungen korrekt erstellt (ohne MwSt.-Ausweis, mit gesetzlichem Hinweis) und XRechnung-Dateien erzeugen kann. Alle drei empfohlenen Programme können das:
* Dieser Vergleich enthält Affiliate-Links. Wir erhalten eine Provision, wenn du dich über unsere Links anmeldest — ohne Mehrkosten für dich.
Teste sevdesk 14 Tage kostenlos und erstelle deine erste e-Rechnung in wenigen Minuten
sevdesk kostenlos testen → Alle Programme vergleichen